Loi sur l’accès à l’information, Loi sur la protection des renseignements personnels, Rapport annuel 2015-2016

Table des matières

Partie I—Loi sur l’accès à l’information

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 22e rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi au cours de l’exercice allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi sur l’accès à l’information a pour objet d’élargir l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication. La Loi prévoit que l’information gouvernementale doit être accessible au public, que les exceptions indispensables à ce droit doivent être limitées et précises, et que les décisions relatives à la divulgation de l’information gouvernementale sont susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Suivant l’article 72 de la Loi, à la fin de l’exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière d’accès à l’information au cours de la période de référence 2015-2016.

À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Le 5 novembre 2015, dans une déclaration du Bureau du Conseil privé, il a été confirmé que Citoyenneté et Immigration Canada porterait dorénavant le nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Ce changement de titre traduit les responsabilités du nouveau ministre, tout en reconnaissant la grande et longue tradition du Canada en matière d’aide aux réfugiés.

IRCC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et d’enregistrement de la citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de bâtir un Canada plus fort. Le Canada est fier de sa tradition d’accueil des immigrants. Ses systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du Programme de Passeport (auparavant Passeport Canada) ainsi que l’application du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux ont été transférées d’Affaires mondiales Canada à IRCC.

IRCC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867, de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux.

Le travail accompli à IRCC englobe un large éventail d’activités, notamment :

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des affaires ministérielles du Secteur des services ministériels. Elle veille à l’application de la Loi sur l’accès à l’information, et son directeur agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités : Opérations; Cas et questions complexes; et Protection des renseignements personnels, politiques et gouvernance. Le gestionnaire de chacune des unités relève du directeur.

La Division de l’AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes d’information présentées au titre de la Loi sur l’accès à l’information et offre un service rapide et de grande qualité aux demandeurs. La Division de l’AIPRP coordonne également les demandes présentées dans le cadre du Traité d’entraide judiciaire en matière pénale.

IRCC s’entoure d’un réseau de 34 agents de liaison de l’AIPRP, qui représentent les directions générales et les régions du ministère. Ces agents participent au traitement des demandes en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu’en présentant des recommandations relativement aux demandes.

Activités et réalisations

I. Rendement

Encore une fois, IRCC a reçu plus de demandes d’accès à l’information que toute autre institution fédérale. Au total, il a reçu 41 660 demandes d’accès à l’information en 2015-2016, ce qui représente une augmentation importante de 22 p. 100 par rapport à l’exercice précédent. Ainsi, il s’agit d’une autre année record pour IRCC. Malgré cette hausse marquée de la charge de travail, le ministère a traité 40 107 demandes et a maintenu un taux de conformité élevé de 87,49 p. 100.

II. Initiatives

Pendant l’exercice 2015-2016, IRCC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d’améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur l’accès à l’information :

En outre, par le truchement de consultations officielles et informelles, IRCC continue de collaborer et de partager des pratiques exemplaires avec de nombreux organismes, tels que l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, Services publics et Approvisionnement Canada, Emploi et Développement social Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor et Affaires mondiales Canada.

Ces pratiques exemplaires visant l’amélioration et la modernisation de l’AIPRP se poursuivront en 2016-2017 et au cours des exercices suivants.

III. Promotion, sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice, la Division de l’AIPRP a continué de promouvoir la sensibilisation à l’AIPRP grâce à une variété de stratégies et de moyens, y compris :

Au total, en 2015-2016, la Division de l’AIPRP a formé (en salle de classe et en ligne) environ 3 084 employés d’IRCC à l’échelle du Canada et à l’étranger.

Aperçu statistique

I. Demandes reçues au titre de la Loi sur l’accès à l’information

IRCC demeure l’institution fédérale la plus consultée, ayant reçu un nombre sans précédent de 41 660 demandes au titre de la Loi sur l’accès à l’information entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016. Il s’agit d’une augmentation de près de 22 p. 100 par rapport à la période de référence précédente. Le nombre de demandes reçues par le ministère a plus que doublé au cours des cinq dernières années. La majorité des demandes d’accès à l’information reçues concernaient des dossiers de cas. IRCC gère cette hausse importante en améliorant continuellement son efficacité afin d’être en mesure de traiter les demandes dans les délais prescrits. Cela englobe notamment un effort concerté à l’échelle du ministère en vue d’améliorer le service à la clientèle aux divers secteurs de programme, de manière à réduire le nombre de demandes d’AIPRP qui sont reçues.

Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, décrit ci-dessous.
Vérsion texte: Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Année Reçues Traitées
2009-2010 16 647 16 556
2010-2011 18 862 18 070
2011-2012 20 575 20 891
2012-2013 25 010 26 020
2013-2014 29 281 27 407
2014-2015 34 066 33 524
2015-2016 41 660 40 107

À mesure que le nombre de demandes augmente de façon exponentielle, le volume et la complexité des renseignements qu’il faut examiner augmentent eux aussi. En 2015-2016, IRCC a examiné plus 2 145 173 pages, soit une augmentation de 33 p. 100 par rapport à l’exercice précédent.

Pages examinées, décrit ci-dessous.
Vérsion texte: Pages examinées
Pages examinées
Année Pages examinées
2015-2016 2 145 173
2014-2015 1 615 772
2013-2014 1 241 427
2012-2013 1 471 572
2011-2012 1 359 642

II. Sources des demandes

Le secteur des affaires (constitué principalement de consultants en immigration et d’avocats) demeure la plus importante source de demandes, étant à l’origine de 55 p. 100 de toutes les demandes. Le grand public a présenté 32 p. 100 des demandes. Les médias, les universités et les autres organismes sont à l’origine de 9 p. 100 des demandes. Les derniers 4 p. 100 proviennent de demandeurs qui ont refusé de s’identifier.

Sources des demandes d’accès à l’information, décrit ci-dessous.
Vérsion texte: Sources des demandes d’accès à l’information
Sources des demandes d’accès à l’information
Secteur des affaires 22 906
Grand public 13 337
Médias, universités et organisations 3 691
Refuse de s'identifier 1 726

III. Règlement des demandes traitées

En 2015-2016, IRCC a traité 40 107 demandes. La Division de l’AIPRP a mis en place diverses mesures, notamment des séances d’information hebdomadaires auprès de la haute direction, dans le but de faire le suivi du nombre de demandes reçues et de veiller à ce que ces demandes soient traitées dans les délais prévus par la loi.

IRCC a fourni tous les renseignements demandés dans 10 650 cas (27 p. 100). Il a invoqué une exception pour 26 559 demandes (66 p. 100). Pour les 2 898 autres demandes (7 p. 100), soit aucun dossier n’existait, ou la demande a été transférée ou abandonnée, ou IRCC n’a pu ni confirmer ni infirmer l’existence de ces dossiers.

IV. Motifs d’exception invoqués

La majorité des exceptions invoquées par IRCC suivant la Loi sur l’accès à l’information relevaient des trois dispositions suivantes :

Il convient de mentionner que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

V. Consultations

En plus de traiter les demandes qui lui ont été présentées directement au titre de la Loi sur l’accès à l’information, IRCC a été consulté par d’autres institutions fédérales dans 270 cas pour lesquels les documents relevant de ces institutions étaient en lien avec les activités d’IRCC.

VI. Prorogations

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, ou si la demande concerne un volume important de documents et que l’observation du délai initial entravait de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

IRCC a obtenu un total de 954 prorogations au cours de la période de référence 2015-2016. Des prorogations ont été requises dans 332 cas pour permettre à IRCC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 593 autres cas, des prorogations ont été requises pour trouver de nombreux documents, effectuer des recherches dans ces documents, ou encore pour gérer l’arrivée des demandes, ce qui a nui aux opérations. Le ministère s’est également prévalu de 29 prorogations pour pouvoir donner un avis à un tiers.

VII. Délai de traitement

IRCC a traité 28 306 demandes (71 p. 100) en 30 jours ou moins, et 10 130 autres demandes (25 p. 100) dans un délai de 31 à 60 jours. Le ministère a traité 987 demandes (2 p. 100) dans un délai de 61 à 120 jours, tandis que 684 demandes (2 p. 100) ont exigé 121 jours ou plus.

Délai de traitement des demandes d’accès à l’information, décrit ci-dessous.
Vérsion texte: Délai de traitement des demandes d’accès à l’information
Délai de traitement des demandes d’accès à l’information
30 jours ou moins 71
De 31 à 60 jours 25
De 61 à 120 jours 2
121 jours ou plus 2

VIII. Plaintes

Au cours de la période de référence 2015-2016, le Commissariat à l’information a avisé IRCC que 185 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins de 0,5 p. 100 de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité des plaintes étaient liées aux délais de traitement, aux prorogations et aux exceptions.

Au cours de la période visée par le rapport, 110 plaintes ont fait l’objet d’une enquête. De ce nombre, 47 ont été abandonnées, ont fait l’objet d’un désistement ou ont été jugées non fondées. Les 63 autres plaintes ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

IX. Appels devant la Cour fédérale

Au cours de l’exercice 2015-2016, aucun appel n’a été interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur l’accès à l’information.

X. Demandes d’accès non officielles

En 2015-2016, IRCC a reçu 900 demandes d’accès non officielles visant des documents ministériels; ces documents avaient déjà été publiés sur le site Internet « Données ouvertes » du gouvernement du Canada, sous la rubrique « Divulgation proactive ».

Annexe A : Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Période d’établissement de rapport : 01/04/2015 au 31/03/2016

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
1.1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 41 660
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 3 662
Total 45 322
Fermées pendant la période visée par le rapport 40 107
Reportées à la prochaine période de rapport 5 215
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 268
Secteur universitaire 1 539
Secteur commercial (secteur privé) 22 906
Organisme 1 884
Public 13 337
Refus de s’identifier 1 726
Total 41 660
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
186 303 137 206 52 2 14 900

Remarque: Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seribt désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 78 7 830 2 512 166 30 23 11 10 650
Communication partielle 94 17 731 7 363 792 165 148 185 26 478
Exception totale 2 5 4 4 1 3 0 19
Exclusion totale 37 19 4 0 1 1 0 62
Aucun document n'existe 515 439 181 10 13 15 11 1 184
Demande transmise 20 0 0 0 0 0 0 20
Demande abandonnée 1 319 216 65 15 3 10 64 1 692
Ni confirmée ni infirmée 1 0 1 0 0 0 0 2
Total 2 066 26 240 10 130 987 213 200 271 40 107
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1)a) 1 528
13(1)b) 25
13(1)c) 22
13(1)d) 26
13(1)e) 0
14 25
14a) 59
14b) 12
15(1) 0
15(1) - I.A.Note pour tableau a 799
15(1) - Def.Note pour tableau b 711
15(1) - S.A.Note pour tableau c 7 375
16(1)a)(i) 7
16(1)a)(ii) 4
16(1)a)(iii) 5
16(1)b) 85
16(1)c) 7 763
16(1)d) 1
16(2) 929
16(2)a) 2
16(2)b) 0
16(2)c) 22
16(3) 0
16.1(1)a) 0
16.1(1)b) 1
16.1(1)c) 20
16.1(1)d) 0
16.2(1) 1
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 100
18a) 0
18b) 0
18c) 0
18d) 1
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 1
19(1) 18 388
20(1)a) 5
20(1)b) 66
20(1)b.1) 0
20(1)c) 21
20(1)d) 12
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 202
21(1)b) 218
21(1)c) 62
21(1)d) 49
22 204
22.1(1) 4
23 110
24(1) 9
26 62
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 43
68b) 0
68c) 0
68.1 43
68.2a) 43
68.2b) 0
69(1) 4
69(1)a) 3
69(1)b) 1
69(1)c) 0
69(1)d) 2
69(1)e) 4
69(1)f) 3
69(1)g) re a) 12
69(1)g) re b) 12
69(1)g) re c) 12
69(1)g) re d) 12
69(1)g) re e) 12
69(1)g) re f) 12
69.1(1) 12
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 272 10 378 0
Communication partielle 419 26 058 0
Total 691 36 436 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 380 116 367 399 10 650
Communication partielle 1 742 990 1 534 572 26 478
Exception totale 2 236 0 19
Exclusion totale 780 0 62
Demande abandonnée 19 051 7 478 1 692
Ni confirmée ni infirmée 0 0 2
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 10 112 260 857 521 85 391 12 6 622 4 7 317 1 7 212
Communication partielle 22 897 816 858 3 304 545 465 224 111 239 49 55 160 4 5 850
Exception totale 12 0 5 0 2 0 0 0 0 0
Exclusion totale 61 0 0 0 1 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 664 2 896 19 2 065 5 936 4 1 581 0 0
Ni confirmée ni infirmée 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 34 748 1 080 611 3 849 632 921 244 118 797 57 64 058 5 13 062
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Estimation des frais Avis juridique Autres Total
Communication totale 98 0 0 4 102
Communication partielle 445 3 0 27 475
Exception totale 9 0 0 2 11
Exclusion totale 2 0 0 2 4
Demande abandonnée 25 3 0 1 29
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 579 6 0 36 621
2.6 Présomptions de refus
2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
4 328 4 085 126 117 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 2 746 63 2 809
16 à 30 jours 402 26 428
31 à 60 jours 339 26 365
61 à 120 jours 206 32 238
121 à 180 jours 114 22 136
181 à 365 jours 78 47 125
Plus de 365 jours 167 60 227
Total 4 052 276 4 328
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0
Partie 3 – Prorogations
3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 9(1)(a) Entrave au fonctionnement 9(1)(b) Consultation 9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 100 0 26 4
Communication partielle 437 4 269 22
Exception totale 6 0 5 0
Exclusion totale 3 0 2 0
Aucun document n'existe 18 0 12 1
Demande abandonnée 29 1 13 2
Total 593 5 327 29
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)(a) Entrave au fonctionnement 9(1)(b) Consultation 9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 48 1 89 0
31 à 60 jours 480 1 122 17
61 à 120 jours 32 1 103 8
121 à 180 jours 21 2 11 0
181 à 365 jours 12 0 2 4
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 593 5 327 29
Partie 4 - Frais
Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 39 814 199 345 $ 125 760 $
Recherche 3 375 $ 1 225 $
Production 0 0 $ 0 0 $
Programmation 0 0 $ 0 0 $
Préparation 0 0 $ 0 0 $
Support de substitution 0 0 $ 0 0 $
Reproduction 0 0 $ 0 0 $
Total 39 817 199 720 $ 126 985 $
Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canda et organismes
Consultations Autres institutions gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d’établissement de rapport 260 12 255 11 654
En suspens à la fin de la période d’établissement de rapport précédente 10 675 0 0
Total 270 12 930 11 654
Fermées pendant la période d’établissement de rapport 248 9 945 11 654
Reportées à la prochaine période d’établissement de rapport 22 2 985 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 76 39 16 3 0 0 0 134
Communiquer en partie 27 28 25 4 0 0 0 84
Exempter en entier 7 5 3 1 0 0 0 16
Exclure en entier 2 1 2 0 0 0 0 5
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 6 2 0 1 0 0 0 9
Total 118 75 46 9 0 0 0 248
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 2 0 2 0 0 0 0 4
Communiquer en partie 2 3 1 0 0 0 0 6
Exempter en entier 0 0 1 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 3 4 0 0 0 0 11
Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 2 49 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 1 108 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 1 36 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 1 202 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 85 2 310 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1000 pages traitées De 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 7 - Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
185 12 0 197
Partie 8 - Recours judiciaire
Article 32 Article 35 Article 37 Total
0 0 0 0
Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information
9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 2 666 947 $
Heures supplémentaires 74 520 $
Biens et services
  • Marchés de services professionnels (60 957 $)
  • Autres (28 671 $)
89 628 $
Total 2 831 095 $
9.2 Ressources humaines
Ressources Années personnes consacrées aux activités liées à l’accès à l’information
Employés à temps plein 26.40
Employés à temps partiel et occasionnels 16.30
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.03
Total 42.73

Annexe B : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs : Loi sur l’accès à l’information et Règlement sur l’accès à l’information

Loi sur l’accès à l’information - Poste/Titre Footnote *
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - AIPRP / DIR 4 - AIPRP / DGAs 5 - AIPRP / PM-05 OPS 6 - AIPRP / PM-05 CQC 7 - AIPRP / PM-04 OPS 8 - AIPRP / PM-04 CQC 9 - AIPRP / PM-03 OPS 10 - AIPRP / PM-3 CQC
Notification de communication accordée 7 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Transmission de la demande 8(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Prorogation du délai 9(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Avis au Commissaire concernant la prorogation 9(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication 10(1) et (2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Versement de frais supplémentaires 11(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Versement de frais pour document informatisé 11(3) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Acompte 11(4) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Avis de versement 11(5) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Dispense/remboursement de frais 11(6) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Traduction 12(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Transfert sur un support de substitution 12(3) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Renseignements confidentiels 13 oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – affaires fédérales-provinciales 14 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – affaires internationales et défense 15(1) oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – enquêtes, application de la Loi 16(1) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – renseignements sur la sécurité 16(2) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – fonctions de police provinciale ou municipale 16(3) oui oui oui oui oui non oui non oui non
Refus de divulgation – sécurité des individus 17 oui oui oui oui oui oui oui non oui non
Refus de divulgation – intérêts économiques du Canada 18 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – renseignements personnels d’un tiers 19(1) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Divulgation de renseignements personnels 19(2) oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de divulgation – renseignements de tiers 20(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation des méthodes pour les essais 20(2) et (3) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation des renseignements 20(5) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation dans l’intérêt public 20(6) oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – avis, etc. 21 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – examens et vérifications 22 oui oui oui oui oui non non non non non
Refus de divulgation – secret professionnel des avocats 23 oui oui oui oui oui non oui non non non
Refus de divulgation – renseignements interdits 24(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation de renseignements prélevés 25 oui oui oui oui oui oui oui non non non
Refus de divulgation – pour publication 26 oui oui oui oui oui non non non non non
Avis aux tiers 27(1) oui oui oui oui oui oui non non non non
Prorogation de délai 27(4) oui oui oui oui oui oui non non non non
Avis concernant la divulgation des renseignements de tiers 28(1) oui oui oui oui oui oui non non non non
Observations écrites 28(2) oui oui oui oui oui oui non non non non
Divulgation du document 28(4) oui oui oui oui oui non non non non non
Divulgation à la suite de la recommandation du Commissaire 29(1) oui oui oui oui oui non non oui non non
Avis d’enquête 32 oui oui oui oui oui non non oui non non
Avis au tiers 33 oui oui oui oui oui non non oui non non
Secret des enquêtes – droit de présenter des observations 35(2) oui oui oui oui oui oui non oui non non
Conclusions et recommandations du Commissaire à l’information 37(1)b) oui oui oui oui oui non non oui non non
Divulgation accordée 37(4) oui oui oui oui oui non non non non non
Avis au tiers concernant le recours à la Cour 43(1) oui oui oui oui oui non non non non non
Avis à la personne qui a fait la demande 44(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Règles spéciales pour l’audition 52(2) oui oui oui oui non non non non non non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 52(3) oui oui oui oui oui non non non non non
Exclusion des renseignements protégés 71(2) oui oui oui oui oui non non non non non
Règlement sur l’accès à l’information - Poste/Titre
Description Article 1 - SM 2 - SMASM / DGAC 3 - AIPRP / DIR 4 - AIPRP / DGAs 5 - AIPRP / PM-05 OPS 6 - AIPRP / PM-05 CQC 7 - AIPRP / PM-04 OPS 8 - AIPRP / PM-04 CQC 9 - AIPRP / PM-03 OPS 10 - AIPRP / PM-3 CQC
Transmission de la demande 6 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui
Consultation des documents 8 oui oui oui oui oui oui oui oui oui oui

Délégation

Légende
SM Sous-ministre
SMASM / DGAC SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives
AIPRP / DIR Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)
AIPRP / DGAs Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS) (PM-06) / Directeur(trice) adjoint(e), Unité des cas et questions complexes (CQC), (PM-06)
AIPRP / PM-05 OPS Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-05 CQC Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)
AIPRP / PM-04 OPS Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-04 CQC Administrateurs de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)
AIPRP / PM-03 OPS Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-03 CQC Agent(e) de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)

Partie II—Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son 22e rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce rapport décrit les activités mises en œuvre pour assurer la conformité aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice allant du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de compléter la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels relevant des institutions fédérales et de droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent. La Loi protège aussi les renseignements personnels des particuliers en empêchant d’autres personnes d’y avoir accès, ainsi qu’en conférant aux particuliers des droits fondamentaux en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels.

Suivant l’article 72 de la Loi, à la fin de l’exercice financier, chacun des responsables d’une institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi. Le présent rapport décrit les réalisations qui ont permis à IRCC d’assumer ses responsabilités et ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de la période de référence 2015-2016.

À propos d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Le 5 novembre 2015, dans une déclaration du Bureau du Conseil privé, il a été confirmé que Citoyenneté et Immigration Canada porterait dorénavant le nom d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada. Ce changement de titre traduit les responsabilités du nouveau ministre, tout en reconnaissant la grande et longue tradition du Canada en matière d’aide aux réfugiés.

IRCC a été créé en 1994 afin de regrouper les services d’immigration et d’enregistrement de la citoyenneté, de promouvoir les idéaux partagés par tous les Canadiens et de bâtir un Canada plus fort. Le Canada est fier de sa tradition d’accueil des immigrants. Ses systèmes d’immigration et de protection des réfugiés, tout comme le vaste réseau d’organismes qui aident les nouveaux arrivants à s’installer et à s’intégrer, sont parmi les meilleurs au monde. Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du Programme de Passeport (auparavant Passeport Canada) ainsi que l’application du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux ont été transférées d’Affaires mondiales Canada à IRCC.

IRCC tire son mandat de la disposition sur la responsabilité partagée de l’article 95 de la Loi constitutionnelle de 1867, de la Loi sur la citoyenneté, de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance des passeports diplomatiques et des passeports spéciaux.

Le travail accompli à IRCC englobe un large éventail d’activités, notamment :

Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction générale des affaires ministérielles du Secteur des services ministériels. Elle veille à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et son directeur agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au ministère. Le travail de la Division est accompli par trois unités : Opérations; Cas et questions complexes; et Protection des renseignements personnels, politiques et gouvernance. Le gestionnaire de chacune des unités relève du directeur.

À son administration centrale à Ottawa, IRCC traite les demandes de communication de renseignements personnels, y compris les demandes provenant d’organismes d’enquête, ainsi que les demandes présentées dans le cadre du Traité d’entraide judiciaire en matière pénale.

IRCC s’entoure d’un réseau de 34 agents de liaison de l’AIPRP, qui représentent les directions générales et les régions du ministère. Ces agents participent au traitement des demandes en recherchant et en recueillant des documents, ainsi qu’en présentant des recommandations relativement aux demandes.

Activités et réalisations

I. Rendement

Au cours de l’exercice 2015-2016, IRCC a reçu 15 292 demandes de communication de renseignements personnels, soit une augmentation d’environ 11 p. 100 par rapport à l’exercice précédent.

II. Initiatives

Pendant l’exercice 2015-2016, IRCC a entrepris les initiatives suivantes dans le but d’améliorer ses processus internes et le service à la clientèle au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

En outre, par le truchement de consultations officielles et informelles, IRCC continue de collaborer et de partager des pratiques exemplaires avec de nombreux organismes, tels que l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, Services publics et Approvisionnement Canada, Emploi et Développement social Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et Affaires mondiales Canada.

Ces pratiques exemplaires visant l’amélioration et la modernisation de l’AIPRP se poursuivront en 2016-2017 et au cours des exercices suivants.

III. Promotion, sensibilisation et formation

Au cours de l’exercice, la Division de l’AIPRP a continué de promouvoir la sensibilisation à l’AIPRP grâce à une variété de stratégies et de moyens, y compris :

Au total, en 2015-2016, la Division de l’AIPRP a formé (en salle de classe et en ligne) environ 3 084 employés d’IRCC à l’échelle du Canada et à l’étranger.

Aperçu statistique

I. Demandes reçues au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, IRCC a reçu 15 292 demandes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ce qui représente une augmentation d’environ 11 p. 100 par rapport à la période de référence précédente.

II. Règlement des demandes traitées

Le nombre de demandes reçues et traitées a augmenté considérablement : il a plus que triplé au cours des cinq dernières années. En 2015-2016, IRCC a traité 15 077 demandes. La Division de l’AIPRP a mis en place diverses mesures, notamment des séances d’information hebdomadaires auprès de la haute direction, dans le but de faire le suivi du nombre de demandes reçues et de veiller à ce que ces demandes soient traitées dans les délais prévus par la loi.

IRCC a fourni tous les renseignements demandés dans 2 810 cas (19 p. 100). Il a invoqué une exception pour 9 785 demandes (65 p. 100). Pour les 2 482 autres demandes (16 p. 100), soit aucun dossier n’existait, ou la demande a été transférée ou abandonnée, ou IRCC n’a pu ni confirmer ni infirmer l’existence de ces dossiers.

Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, décrit ci-dessous.
Vérsion texte: Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Année Reçues Traitées
2009-2010 4 948 4 615
2010-2011 4 609 4 574
2011-2012 4 817 5 058
2012-2013 5 114 5 486
2013-2014 9 961 9 225
2014-2015 13 778 13 082
2015-2016 15 292 15 077

III. Motifs d’exception invoqués

La majorité des exceptions invoquées par IRCC relevaient de trois dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Il convient de mentionner que plus d’une disposition peut s’appliquer à une demande donnée.

IV. Communication de renseignements personnels en application du paragraphe 8(2)

Conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans certaines circonstances, une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels qui relèvent d’elle, sans le consentement de la personne qu’ils concernent.

Au cours de la période visée par le présent rapport, IRCC a communiqué des renseignements personnels en application du paragraphe 8(2) dans ses réponses à 4 837 demandes provenant d’organismes d’enquête visés par l’alinéa 8(2)e).

Par ailleurs, huit demandes ont été faites en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et des renseignements personnels ont été communiqués pour six d’entre elles :

V. Consultations

En plus de traiter les demandes présentées directement au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, IRCC a été consulté par d’autres institutions fédérales dans 46 cas, pour lesquels les dossiers de ces institutions étaient liés aux activités d’IRCC.

VI. Prorogations

L’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la prorogation des délais prévus par la loi si des consultations sont nécessaires, si des traductions sont requises, ou si la demande concerne un volume important de documents et que l’observation du délai initial entravait de façon sérieuse le fonctionnement du ministère.

IRCC a obtenu 157 prorogations au cours de l’exercice 2015-2016. Des prorogations ont été requises dans 39 cas pour permettre à IRCC de consulter d’autres institutions fédérales avant de répondre. Dans 118 autres cas, des prorogations ont été requises pour trouver de nombreux documents, effectuer des recherches dans ces documents, ou pour gérer l’arrivée des demandes, ce qui a nui aux opérations. Enfin, le ministère n’a invoqué aucune prorogation à des fins de traduction.

VII. Délai de traitement

Malgré la hausse considérable du nombre de demandes, IRCC a réussi à traiter la majorité d’entre elles en moins de 30 jours. IRCC a traité 10 465 demandes (69 p. 100) en 30 jours ou moins, et 4 080 autres demandes (27 p. 100) dans un délai de 31 à 60 jours. Le ministère a traité 303 demandes (2 p. 100) dans un délai de 61 à 120 jours, tandis que 229 demandes (2 p. 100) ont exigé 121 jours ou plus.

Délai de traitement des demandes de renseignements personnels, décrit ci-dessous.
Vérsion texte: Délai de traitement des demandes de renseignements personnels
Délai de traitement des demandes de renseignements personnels
30 jours ou moins 69
De 31 à 60 jours 27
De 61 à 120 jours 2
121 jours ou plus 2

VIII. Plaintes

Pendant la période de référence 2015-2016, le CPVP a avisé le ministère que 14 plaintes avaient été déposées, ce qui représente moins de 0,5 p. 100 de toutes les demandes traitées pendant cette période. La majorité des plaintes étaient liées aux délais de traitement.

Pendant la période visée, 17 plaintes ont fait l’objet d’une enquête. De ce nombre, six ont été abandonnées ou jugées sans fondement, et 11 ont été réglées à la satisfaction du plaignant.

IX. Atteintes à la vie privée

Pendant l’exercice 2015-2016, IRCC a informé le CPVP et le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de 55 atteintes importantes à la vie privée. Un grand nombre de ces atteintes concernaient des lettres ou des courriels mal acheminés. IRCC surveille de près ces atteintes à la vie privée; il met en place des mesures de notification et des mesures correctives, car les renseignements relatifs au dossier d’une personne pourraient être utilisés à mauvais escient, possiblement pour commettre des vols d’identité.

Le secteur du programme a informé les personnes concernées et leur a envoyé des lettres d’excuses. La Division de l’AIPRP a offert des avis et des conseils quant aux stratégies de confinement et d’atténuation dans le but d’améliorer la protection des renseignements personnels. De plus, les hauts fonctionnaires sont informés de toutes les atteintes importantes à la vie privée, afin de faciliter les communications au sein du ministère et d’accroître la sensibilisation aux enjeux pouvant nuire au droit à la vie privée du public.

X. Appels devant la Cour fédérale

Il y a eu un appel interjeté devant la Cour fédérale contre IRCC relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de référence 2015-2016. La Cour a tranché en faveur d’IRCC et, par conséquent, l’appel a été rejeté.

XI. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pour pouvoir remplir son mandat et assurer la prestation efficace de ses programmes et services, IRCC recueille, utilise et communique des renseignements personnels. Conformément à la politique du SCT, le ministère effectue régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), qui lui permettent de déterminer si les programmes, initiatives ou projets ministériels nouveaux et actuels pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis et conservés présentent des risques à ce chapitre.

Au cours de l’exercice 2015-2016, IRCC a effectué sept ÉFVP. Elles sont résumées ci-dessous.

Loi renforçant la citoyenneté canadienne

Une ÉFVP a été réalisée en vue de l’application de la Loi renforçant la citoyenneté canadienne (LRCC), laquelle a reçu la sanction royale en juin 2014 et dont les dispositions finales sont entrées en vigueur le 11 juin 2015. La LRCC, qui constitue la première réforme majeure de la Loi sur la citoyenneté du Canada apportée en plus de 30 ans, a comme objectifs principaux de renforcer la valeur de la citoyenneté, d’accroître l’intégrité de programme et de lutter contre la fraude ainsi que d’accroître l’efficacité.

L’ÉFVP visait à cerner et à évaluer les répercussions possibles sur la vie privée associées à la mise en œuvre de la LRCC sur le Programme de citoyenneté d’IRCC. L’évaluation comprenait un examen des nouveaux pouvoirs pour l’échange d’information prévus dans la LRCC ainsi que dans le Règlement sur la citoyenneté et le Règlement no 2 sur la citoyenneté nouveaux et modifiés, de même qu’un examen de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels dans le cadre du processus de demande de citoyenneté actualisé d’IRCC.

L’ÉFVP a conclu que les risques d’atteinte à la vie privée associés à la mise en œuvre de la LRCC sont de modérés à faibles, et tous les risques d’atteinte à la vie privée définis par le truchement de l’ÉFVP sont gérés efficacement à l’aide des contrôles ministériels. En résumé, les personnes sont avisées à quelles fins serviront les renseignements personnels avant que l’on procède à leur collecte, et tous les renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués ou conservés par IRCC se limitent aux fins autorisées par la LRCC et ses dispositions réglementaires connexes.

Évaluation des diplômes d’études

L’exigence en matière d’évaluation des diplômes d’études (EDE) a été imposée pour la première fois dans le cadre de la modernisation du Programme des travailleurs qualifiés (fédéral) (PTQF), en mai 2013. Depuis, son application s’est élargie à d’autres programmes d’immigration économique et projets pilotes. Les rapports d’EDE, qui visent à vérifier l’authenticité du diplôme étranger obtenu par un demandeur d’immigration et à en attester l’équivalence au Canada, sont publiés par des organisations désignées par le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté. Dans le cadre du système Entrée express mis en place le 30 janvier 2015, les demandeurs qui s’inscrivent au PTQF doivent présenter dans leur profil en ligne leurs résultats d’EDE et le numéro de référence de leur rapport d’EDE.

Puisque le rapport d’EDE constitue une nouvelle exigence minimale à laquelle prennent part des organisations tierces, on a effectué une ÉFVP afin de cerner tout risque d’atteinte à la confidentialité des renseignements personnels et afin de déterminer les mesures d’atténuation qu’il convient de mettre en place. Pour offrir un service d’EDE, les organisations désignées recueillent des renseignements personnels sur les demandeurs éventuels, notamment la documentation relative à leurs diplômes, et s’efforce au cas par cas d’authentifier les diplômes étrangers et d’en déterminer la valeur équivalente au Canada. Une fois qu’une personne présente une demande dans le cadre d’un programme d’IRCC qui exige une EDE ou pour lequel on tient compte de l’EDE, les agents d’IRCC bénéficient d’un accès en ligne sécurisé aux bases de données des organisations désignées, ce qui leur permet de vérifier et de valider le rapport d’EDE du demandeur concerné. Les résultats de l’ÉFVP indiquent que les mécanismes mis en place par IRCC, comme les ententes de services conclues avec les organisations désignées par le ministre, offrent la protection des renseignements personnels qui est nécessaire. Les deux risques liés à l’accès aux renseignements personnels et à leur sécurité, mis en évidence dans le cadre de l’analyse associée à l’ÉFVP, sont considérés comme faibles, puisqu’on a mis en place des mesures d’atténuation appropriées qui permettent de réduire la possibilité que ces risques se produisent.

L’autorisation de voyage électronique

L’autorisation de voyage électronique (AVE) est une nouvelle exigence d’entrée que le Canada mettra en place pour renforcer la sécurité du périmètre nord-américain. En vertu de cette initiative, les citoyens de pays qui sont dispensés de visa pour entrer au Canada (à l’exclusion des citoyens des États-Unis et d’autres groupes exemptés, au nombre limité) doivent détenir une AVE pour entrer au Canada par avion ou y transiter. Cependant, jusqu’au 29 september 2016, les voyageurs qui n’ont pas d’AVE pourront monter à bord de leur avion, pourvu qu’ils aient des titres de voyage appropries, comme un passport.

Les objectifs du rapport d’ÉFVP visent à déterminer et décrire sommairement les mesures d’atténuation nécessaires pour éliminer tout risque pour la vie privée associé à la gestion des renseignements personnels recueillis auprès des demandeurs d’AVE. L’ÉFVP a aussi pour but de veiller à ce que le programme d’AVE ne recueille que la quantité minimale de renseignements personnels nécessaire pour évaluer l’admissibilité de la personne à entrer au Canada.

GCDOCS

L’objectif de l’ÉFVP pour GCDOCS est de cerner les risques liés à la protection de la vie privée associés à la mise en œuvre de GCDOCS. L’ÉFVP fournit des recommandations sous la forme de mesures d’atténuation pour réduire ou éliminer ces risques. GCDOCS constitue la norme pour le Système de gestion électronique des dossiers et des documents (SGEDD) du gouvernement du Canada et sera l’unique dépôt ministériel d’IRCC, en remplacement du Système de gestion des dossiers, des documents et de l’information (SGDDI) et des disques partagés. GCDOCS appuiera les efforts d’IRCC en vue de se conformer à la Directive sur la tenue de documents du SCT du Canada. L’objectif à long terme est que GCDOCS soit le seul dépôt pour la gestion de l’information non structurée à IRCC.

Une analyse des facteurs relatifs à la vie privée, réalisée pour la mise en œuvre de GCDOCS, a fait ressortir certaines questions relatives à la protection de la vie privée, lesquelles présentent un niveau de risque allant de faible à moyen. Cette ÉFVP met l’accent sur la collecte, l’exactitude, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels qui peuvent être stockés dans GCDOCS. Certains risques d’entrave à la vie privée ont été cernés ainsi que des stratégies d’atténuation pour contrer ces risques.

Transition du Programme de passeport

Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du Programme de passeport (auparavant Passeport Canada) a été transférée du ministre des Affaires mondiales du Canada (AMC), anciennement connu sous le nom de ministre des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD), au ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada, anciennement connu sous le nom de ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada, tandis qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a été chargé de la prestation de la plupart des services de passeport au pays au nom d’IRCC. Les responsabilités d’EDSC en matière de prestation de services pour le Programme de passeport se limitent à son initiative Service Canada (SC).

Conformément à ce transfert, IRCC assumait la responsabilité liée au Programme de passeport, notamment la politique de programme, les décisions relatives à l’admissibilité au passeport, les refus et la révocation, et la gestion des frais d’administration à l’aide du fonds renouvelable. EDSC est devenu responsable de la majeure partie de la prestation de services au pays, notamment la réception de demandes en personne et par la poste, l’examen et le traitement, l’impression de documents et les centres d’appel. AMC continue d’offrir des services de passeport par l’intermédiaire de son réseau de points de service à l’étranger.

L’objectif de l’ÉFVP concernant la transition du Programme de passeport était de déterminer les processus opérationnels qui régiraient le programme à compter du 1er avril 2014. La portée de l’ÉFVP vise à expliquer les aspects qui ont changé dans le déroulement des opérations, à expliquer les aspects qui nécessitent des échanges de renseignements supplémentaires ou élargis entre les trois ministères et à expliquer la façon dont les trois ministères collaborent pour exécuter le Programme de passeport.

De nombreux risques décelés initialement dans l’ÉFVP menée au début de 2014 figuraient également dans des ÉFVP antérieures de Passeport Canada. Ces risques, ainsi que des risques supplémentaires prévus comme des conséquences de la transition, se sont avérés faibles. Ces risques ont récemment fait l’objet d’un nouvel examen afin de s’assurer qu’ils ont été atténués de manière adéquate ou que des stratégies d’atténuation ont été mises en place.

Pouvoir discrétionnaire de rejet

En vertu de l’article 22.1 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR), le ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté peut déclarer qu’un étranger ne peut pas devenir résident temporaire pendant une période pouvant aller jusqu’à trois ans si ce dernier soulève des préoccupations liées à l’intérêt public. Ce pouvoir, appelé « pouvoir discrétionnaire de rejet », est entré en vigueur le 30 août 2013.

Des lignes directrices, publiées sur le site Web du ministère, offrent des exemples de comportements et d’activités qui peuvent attirer l’attention du ministre et l’inciter à exercer ce pouvoir (par exemple, si une personne fait la promotion du terrorisme ou incite à une haine susceptible d’entraîner des actes de violence envers des groupes vulnérables).

Une ÉFVP a été réalisée dans le but de déterminer si le recours au pouvoir discrétionnaire de rejet est conforme aux principes de protection de la vie privée et s’il existe des risques associés à la protection de la vie privée, et de formuler des recommandations pour atténuer ou éliminer ces risques, le cas échéant.

Le rapport d’ÉFVP relève quelques risques liés à la protection de la vie privée qui seront atténués ou éliminés en modifiant les fichiers de renseignements personnels existants. IRCC et l’ASFC modifient actuellement leurs fichiers de renseignements personnels pertinents en fonction du nouvel usage compatible établi de ces renseignements et pour y intégrer l’échange de renseignements personnels avec les transporteurs à des fins d’application de la LIPR et de son Règlement.

L’annexe au cas par cas entre le Canada et Le Royaume-Uni

L’annexe concerne l’échange de renseignements au cas par cas, aux termes du protocole d’entente entre le ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada, dans le cadre duquel le secrétaire d’État de l’Intérieur du Royaume-Uni est représenté par le Home Office concernant l’échange de renseignements.

Le 9 septembre 2015, le Canada a conclu une entente actualisée sur l’échange de renseignements avec le Royaume-Uni (R.-U.), qui permet l’échange de renseignements en matière d’immigration et de citoyenneté au cas par cas, pour aider à l’application et à l’exécution des lois des deux pays sur l’immigration et la citoyenneté. L’entente actualisée sur l’échange de renseignements tient compte de mesures modernisées de protection des renseignements personnels.

Une ÉFVP détaillée a été effectuée en 2015 afin de garantir que l’annexe concernant l’échange de renseignements au cas par cas était conforme aux exigences du Canada en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques qui s’y rattachent.

L’entente actualisée contient des dispositions protégeant les renseignements personnels selon des normes rigoureuses, conformément aux lois des deux pays.

Des mesures précises seront prises pour protéger les renseignements personnels, à savoir :

Les stratégies d’atténuation vont être mises en œuvre concernant les risques indiqués dans l’ÉFVP, incluant la nécessité de documenter les rôles et les responsabilités, de désigner des responsables du programme, de désigner les agents autorisés à échanger des renseignements, d’améliorer les processus de notation, de préciser les procédures pour corriger les renseignements inexacts et de mettre à jour les fichiers de renseignements personnels pertinents.

Annexe C : Rapport sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés er Citoyenneté Canada

Période d’établissement de rapport : 01/04/2015 au 31/03/2016

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 15 292
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 731
Total 17 023
Fermées pendant la période visée par le rapport 15 077
Reportées à la prochaine période de rapport 1 946
Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapport
2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 18 1 938 796 37 11 6 4 2 810
Communication partielle 40 6 189 3 148 250 66 48 36 9 777
Exception totale 3 2 0 0 0 0 0 5
Exclusion totale 0 1 2 0 0 0 0 3
Aucun document n'existe 367 159 86 10 3 0 10 635
Demande abandonnée 1 558 187 48 6 1 1 43 1 844
Ni confirmée ni infirmée 0 3 0 0 0 0 0 3
Total 1 986 8 479 4 080 303 81 55 93 15 077
2.2 Exemptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 420
19(1)b) 21
19(1)c) 5
19(1)d) 18
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 1
21 5 394
22(1)a)(i) 2
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 2 820
22(1)c) 9
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 1
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 10
26 6549
27 31
28 1
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 384 2 426 0
Communication partielle 376 9 401 0
Total 760 11 827 0
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 87 183 81 458 2 810
Communication partielle 687 067 619 210 9 777
Exception totale 319 0 5
Exclusion totale 110 0 3
Demande abandonnée 3 373 1 966 1 844
Ni confirmée ni infirmée 0 0 3
Total 778 052 702 634 14 442
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 2 607 50 773 199 28 331 3 1 290 1 1 064 0 0
Communication partielle 8 446 313 380 1 198 211 881 97 51 136 36 42 813 0 0
Exception totale 4 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 1 836 1 189 8 777 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 12 899 365 342 1 406 240 989 100 52 426 37 43 877 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 12 0 0 0 12
Communication partielle 103 2 0 0 105
Exception totale 2 0 0 0 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 117 2 0 0 119
2.6 Retards
2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
2 111 2 087 24 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 1 314 28 1 342
16 à 30 jours 283 1 284
31 à 60 jours 193 8 201
61 à 120 jours 93 10 103
121 à 180 jours 43 4 47
181 à 365 jours 36 6 42
Plus de 365 jours 79 13 92
Total 2 041 70 2 111
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0
Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)
Paragraph 8(2)e) Paragraph 8(2)m) Subsection 8(5) Total
4 837 5 5 4 847
Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 1
Demandes de correction acceptées 4
Total 5
Partie 5 – Prorogations
5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Avis à un tiers
Article 70 Autres
Communication totale 13 0 0 0
Communication partielle 86 0 39 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 5 0 0 0
Demande abandonnée 14 0 0 0
Total 118 0 39 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 115a)(i) Entrave au fonctionnement 15a)(ii) Consultation 15b) Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 1 0 0 0
16 à 30 jours 117 0 39 0
Total 118 0 39 0
Partie 6 – Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes
6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 45 635 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1 22 0 0
Total 46 657 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 43 559 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 3 98 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 21 2 4 0 1 0 0 28
Communiquer en partie 5 2 3 2 1 0 0 13
Exempter en entier 1 0 0 0 0 0 0 1
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 27 5 7 2 2 0 0 43
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet
7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Partie 8 – Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
14 0 0 0 14
Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
Nombre d’ÉFVP terminées 7
Partie 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 1 313 571 $
Heures supplémentaires 36 704 $
Biens et services
  • Contrats de services professionnels (30 023 $)
  • Autres(14 122 $)
44 145 $
Total 1 394 420 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 13 00
Employés à temps partiel et occasionnels 8 10
Employés régionaux 0 00
Experts-conseils et personnel d'agence 0 00
Étudiants 0 00
Total 21 10

Annexe D : Ordonnance de délégation de pouvoirs

Délégation de pouvoirs : Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement sur la protection des renseignements personnels

Loi sur la protection des renseignements personnels - Poste/Titre Footnote *
Description Article SM SMASM / DGAC SMAPSP / DGRE AIPRP / DIR AIPRP/ DGA CQC AIPRP / DGA OPS / AIPRP / PM-05 OPS AIPRP / PM-05 CQC AIPRP / PM-04 OPS AIPRP / PM-04 CQC AIPRP / PM-03 OPS AIPRP / PM-3 CQC
Divulgation aux organismes d’enquête 8(2)e) oui oui non oui non oui non oui non oui non
Communication pour travaux de recherches ou statistiques 8(2)j) oui oui oui non non non non non non non non
Communication dans l’intérêt public justifiant une éventuelle violation de la vie privée 8(2)m)(i) oui non non non non non non non non non non
Communication dans l’intérêt public, avantage de l’individu 8(2)m)(ii) oui non non non non non non non non non non
Copie des renseignements communiqués pour enquête 8(4) oui oui non oui non oui non non non non non
Préavis au Commissaire à la protection de la vie privée – 8(2)(m) 8(5) oui oui non oui non non non non non non non
Relevé d’usages compatibles 9(1) oui oui non oui non non non non non non non
Avis au Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles 9(4) oui oui non oui non non non non non non non
Renseignements personnels dans les fichiers 10(1) oui oui non oui non non non non non non non
Notification de communication accordée 14 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Prorogation de délai 15 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Notification de communication refusée 16 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Décision concernant la traduction 17(2)b) oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Transfert sur un support de substitution 17(3)b) oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication – fichiers inconsultables 18(2) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Refus de communication – renseignements confidentiels 19(1) oui oui non oui oui oui non oui non non non
Notification des renseignements confidentiels 19(2) oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – affaires fédérales-provinciales 20 oui oui non oui oui oui non non non non non
Refus de communication – affaires internationales et défense 21 oui oui non oui oui oui non oui non non non
Refus de communication – enquêtes et respect des lois 22 oui oui non oui oui oui non oui non oui non
Refus de communication – enquêtes de sécurité 23 oui oui non oui oui oui non oui non oui non
Refus de communication – individus condamnés 24 oui oui non oui oui oui non non non non non
Refus de communication – sécurité des individus 25 oui oui non oui oui oui oui oui non oui non
Refus de communication – renseignements personnels d’un autre individu 26 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Refus de communication – secret professionnel des avocats 27 oui oui non oui oui oui oui oui non non non
Refus de communication – dossiers médicaux 28 oui oui non oui oui oui oui oui non non non
Avis d’enquête 31 oui oui non oui oui oui non non oui non non
Présentation au Commissaire à la protection de la vie privée 33(2) oui oui non oui oui oui oui non oui non non
Réponse aux conclusions et recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée dans un délai déterminé 35(1)(b) oui oui non oui oui oui non non oui non non
Communication accordée au plaignant 35(4) oui oui non oui oui oui non non non non non
Mesure relative à l’examen des fichiers inconsultables 36(3)b) oui oui non oui non non non non non non non
Mesure relative au contrôle d’application 37(3) oui oui non oui oui oui non non non non non
Demande d’audition de la cour dans la Région de la capitale nationale 51(2)b) oui oui non oui oui non non non non non non
Présentation d’arguments en l’absence d’une partie 51(3) oui oui non oui oui oui non non non non non
Règlement sur la protection des renseignements personnels - Poste/Titre
Description Article SM SMASM / DGAC SMAPSP / DGRE AIPRP / DIR AIPRP/ DGA CQC AIPRP / DGA OPS / AIPRP / PM-05 OPS AIPRP / PM-05 CQC AIPRP / PM-04 OPS AIPRP / PM-04 CQC AIPRP / PM-03 OPS AIPRP / PM-3 CQC
Consultation sur place des renseignements personnels 9 oui oui non oui oui oui oui oui oui oui oui
Corrections aux fichiers de renseignements personnels 11(2) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Refus – correction aux fichiers de renseignements personnels 11(4) oui oui non oui oui oui oui non non non non
Communication des renseignements médicaux 13(1) oui oui non oui oui non non non non non non
Refus – correction aux fichiers de renseignements personnels 14 oui oui non oui oui non non non non non non

Délégation

Légende
SM
Sous-ministre
SMASM / DGAM
SMA, Services ministériels/Directeur(trice) général(e), Affaires corporatives
SMAPSP / DGRE
SMA Associé(e), Politiques stratégiques et programmes / Directeur(trice) général(e), Recherche et évaluation
AIPRP / DIR
Directeur(trice), Accès à l’information et protection des renseignements personnels, (EX-01)
AIPRP / DGA CQC
Directeur(trice) adjoint(e), Unité des cas et questions complexes (CQC), (PM-06)
AIPRP / DGA OPS /
AIPRP / PM-05 OPS
Directeur(trice) adjoint(e), Unité des opérations (OPS), (PM-06)
Agent(e)s supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-05 CQC
Agent(e) supérieur(e)s de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)
AIPRP / PM-04 OPS
Administrateurs de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-04 CQC
Administrateurs de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)
AIPRP / PM-03 OPS
Agent(e) de l’AIPRP, Unité des opérations (OPS)
AIPRP / PM-03 CQC
Agent(e) de l’AIPRP, Unité des cas et questions complexes (CQC)
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