Évaluation financière de la région des Prairies et des Territoires du nord

Octobre 2006


Sommaire

1. Budgets et rapports

2. Paiements de transfert

3. Fonctionnement

4. Recettes

5. Actif

Annexe A : Membres de l’Équipe

Annexe B : Plan d’action


Sommaire

La Direction générale des finances, à l’Administration centrale (AC), a effectué de janvier à mars 2006 l’évaluation financière de la Région des Prairies et des Territoires du Nord dans le cadre de ses activités permanentes de surveillance des opérations régionales. L’évaluation porte sur les principaux domaines des finances, soit la planification, la production de rapports, la comptabilité des recettes et des dépenses, l’approvisionnement et la gestion des immobilisations.

La Région des Prairies et des Territoires du Nord est l’une des six régions administratives de CIC, les autres étant celles de l’Atlantique, du Québec, de l’Ontario, de la Colombie‑Britannique et du Yukon, et la Région internationale. Sur le plan administratif, la Région des Prairies et des Territoires du Nord couvre trois provinces de l’Ouest – le Manitoba, la Saskatchewan et l’Alberta – ainsi que les Territoires du Nord‑Ouest et le Nunavut. La Région possède cinq bureaux : son bureau régional à Winnipeg, et quatre bureaux locaux, soit ceux de Winnipeg (qui est indépendant du bureau régional), de Saskatoon (qui offre un soutien financier à Regina), d’Edmonton (qui offre un soutien financier à Yellowknife) et de Calgary (qui offre un soutien financier à Lethbridge). De plus, elle est la seule région intérieure qui gère encore ses opérations financières de façon décentralisée, les bureaux locaux étant responsables non seulement de l’exécution des programmes, mais aussi des services généraux comme la planification, l’établissement de prévisions, la production de rapports et la comptabilité. [Commentaire de la Région : Si les transactions financières n’ont pas été centralisées, en revanche la planification, l’établissement de prévisions et la production de rapports l’ont été.]

PORTÉE ET MÉTHODOLOGIE

L’Équipe (voir l’annexe pour obtenir la liste de ses membres) a examiné des documents et des rapports, interrogé des employés et analysé un échantillon de dossiers et de transactions portant sur la période d’avril 2005 à mars 2006. Elle a sélectionné les transactions au moyen de différentes méthodes, notamment par des échantillonnages de la base de données financières axés respectivement sur les paiements de valeur élevée, les transactions les plus risquées et certaines transactions de l’année en cours considérées comme pertinentes pour l’exercice.

L’évaluation portait sur la pertinence et l’efficacité du système de contrôle interne de la Région ainsi que sur la qualité de l’exécution des responsabilités financières assignées à la Région.

  • Respect des politiques, des procédures et des dispositions réglementaires : évaluation des systèmes mis en place pour garantir le respect des politiques, des procédures et des dispositions réglementaires qui ont des répercussions importantes sur les opérations et les rapports, et vérification de l’état de conformité du bureau.
  • Fiabilité et intégrité de l’information : évaluation de la fiabilité et de l’intégrité de l’information financière et des moyens utilisés pour la recueillir, l’évaluer, la classifier et la présenter.
  • Pertinence des contrôles opérationnels et protection des éléments d’actif : évaluation des contrôles et des risques connexes ainsi que des mesures de protection des éléments d’actif et, s’il y a lieu, vérification de l’existence de ces éléments d’actif.

Même si certaines des techniques employées ressemblent aux techniques de vérification, l’évaluation des contrôles internes de la Région n’est pas une vérification.

Au cours de la période d’évaluation, l’Équipe a visité les bureaux suivants : bureau régional, CIC‑Winnipeg, CIC‑Edmonton et CIC‑Calgary; les bureaux de la Saskatchewan n’ont pas pu faire partie de l’itinéraire pour des questions de logistique. Le personnel de chacun des bureaux s’est montré très coopératif et a donné accès à toute la documentation exigée. Les documents soumis à l’évaluation ont été extraits de dossiers de 2005-2006.

L’organisation régionale des finances compte les ressources suivantes :

  • un directeur des services financiers et de l’administration;
  • trois agents financiers;
  • deux commis aux finances.

Les bureaux locaux sont soutenus par un chef des services administratifs (CSA) ainsi que par des employés de bureau qui effectuent des tâches financières, la tenue de registre et la gestion du matériel.

PRINCIPALES CONCLUSIONS

Le directeur général régional doit s’assurer que les personnes chargées des finances travaillent en équipe, qu’elles partagent une vision commune et qu’elles disposent des outils adéquats et de la formation nécessaire pour accomplir leurs tâches selon les critères fixés par le Ministère. On sait que la formation est coûteuse et que, malheureusement, la Région n’a pas les ressources nécessaires pour offrir toute la formation souhaitée. Une formation interne sur SAP et le Système de masse salariale (SMS) a malgré tout été offerte. Le directeur des services financiers et de l’administration a aussi offert une formation sur la délégation de pouvoir aux gestionnaires et aux CSA.

Recommandations

Nous recommandons que le directeur général régional :

  • applique les recommandations contenues dans le présent rapport; [Bon nombre d’entre elles sont déjà en cours de mise en œuvre.]
  • fournisse aux gestionnaires les outils et la formation nécessaires à une gestion efficace de leurs programmes. [Entendu]

Nous recommandons aussi que le directeur des services financiers et de l’administration :

  • visite, au minimum une fois par an, tous les bureaux locaux;
  • invite tous les CSA à une conférence régionale au moins une fois par an.

[La dernière conférence des CSA a eu lieu en janvier 2004. Il y en a une environ tous les deux ans. Encore une fois, des questions budgétaires empêchent la tenue de conférences annuelles et la réalisation de visites fréquentes dans les bureaux locaux.]

Le nombre de lacunes signalées dans le rapport témoigne de l’exhaustivité de l’évaluation. Les résultats de l’exercice ne concordent pas tout à fait avec ceux de l’autoévaluation réalisée récemment par la Direction générale de la vérification interne et de la responsabilisation. La Division des opérations comptables pense d’ailleurs que l’autoévaluation ne constitue pas un outil adéquat pour confirmer la fiabilité de toute opération comptable devant avoir un niveau d’intégrité et de conformité élevé. Cependant, on sait que Conseils et Vérification Canada a procédé à des examens dans cette région jusqu’en 2004 et conclu que le travail de vérification des comptes accompli dans ce bureau était excellent.

1. Budgets et rapports

Sous cette rubrique, l’Équipe a évalué les sujets suivants :

  • renseignements budgétaires et répartition des budgets;
  • prévisions;
  • rapports;
  • information et conseils.

Les employés suivants ont été interrogés :

Bureau régional (BR) :

  • le directeur général régional;
  • le directeur des services financiers et de l’administration;
  • le gestionnaire régional, Services administratifs;
  • le gestionnaire régional, Ressources humaines;
  • l’analyste financier, Services d’établissement;
  • un adjoint aux finances.

CIC-Winnipeg :

  • le directeur local, CIC-Manitoba et Nunavut;
  • le chef des services administratifs (CSA).

CIC-Edmonton :

  • le directeur local, CIC-Nord de l’Alberta et T. N.-O.;
  • le CSA intérimaire;
  • le surveillant intérimaire, Établissement;
  • un adjoint aux finances.

CIC-Calgary :

  • le directeur local, CIC-Sud de l’Alberta;
  • le CSA intérimaire;
  • le surveillant, Examen des risques avant renvoi (ERAR), aussi surveillant intérimaire, Établissement;
  • Un adjoint aux finances.

On a également distribué aux gestionnaires un questionnaire sur l’obligation de rendre des comptes en matière de gestion financière.

1.1  Renseignements budgétaires et établissement des budgets

Dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord, les budgets sont décentralisés : ils sont répartis entre les différents gestionnaires du BR et les directeurs locaux des secteurs de gestion suivants : Manitoba et Nunavut, Nord de l’Alberta et T. N.-O., Sud de l’Alberta et Saskatchewan.

1.1.1  Budget de fonctionnement

Le processus de planification de la Région peut varier. Certaines années, le BR demande aux directeurs locaux d’émettre des observations et des suggestions. D’autres années, ceux-ci reçoivent de l’information sur la situation financière générale et ne sont pas appelés à formuler des observations, si l’absence de ressources est un fait connu. Les budgets se ressemblaient ces dernières années et l’objectif était surtout de ne pas les dépasser. Le planificateur principal de la Région, en collaboration avec la Direction générale de la planification et de la coordination ministérielles à l’Administration centrale (AC), prépare l’ébauche du plan d’activités. Le directeur des services financiers et de l’administration établit les coûts des postes prévus et propose des crédits budgétaires. Le Comité régional de gestion dispose d’une séance de planification d’une demi-journée ou d’une journée complète pour discuter de l’ébauche du plan d’activités et du budget. L’approbation finale revient néanmoins au directeur général régional.

Si de nouveaux fonds sont disponibles, le directeur régional des programmes est chargé d’analyser les besoins de chaque bureau et de recommander au directeur général régional une certaine répartition des fonds, étant donné qu’il lui incombe d’assurer l’orientation fonctionnelle des directeurs locaux en ce qui concerne les programmes.

Les directeurs locaux ne se livrent à aucun exercice de planification de leur propre budget, car ils ne disposent d’aucune marge de manœuvre en matière de budget non salarial. Selon eux, les fonds disponibles répondent à peine aux besoins fonctionnels de base. Le sous-financement du budget non salarial de la Région fait en sorte que les ressources non salariales sont entièrement affectées au début de l’année et sont inférieures à la norme ministérielle de 3 000 $ par équivalent temps plein (ETP).

Les crédits ne comblent qu’environ 97 % des besoins salariaux des gestionnaires et des directeurs locaux. Cependant, les changements de personnel leur permettent de ne pas dépasser le budget alloué. Tout surplus du budget salarial pourrait servir à pallier les insuffisances de fonds du budget non salarial.

Portrait financier de la Région pour l’année financière 2005-2006 :

  Budget Réel Écart %
Salaires (0100) 8 422 164 $ 8 362 646 $ 59 518 $  
Fonctionnement (0140)
  Déplacements   557 528 $   39,6 %
  Téléphone, téléc.   144 278 $   10,3 %
  Formulaires   28 193 $   2,0 %
  Fournitures   87 686 $   6,2 %
  Autres   588 607 $   41,9 %
Total partiel 1 542 513 $ 1 406 292 $ 136 221 $ 100,0 %
Total 9 964 677 $ 9 768 938 $ 195 739 $  

Nota : La partie non utilisée du budget non salarial en 2005-2006 est plus importante que les années précédentes, car l’AC a libéré des fonds à la fin de l’année financière.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration effectue un examen des crédits votés pour l’ensemble des coûts (salariaux et non salariaux) afin de déterminer si la Région dispose de suffisamment de fonds de fonctionnement;
  • le directeur général régional examine la distribution des dépenses de la Région et détermine s’il est possible de réduire les coûts tout en conservant une certaine souplesse.

[La Région a effectué en 2004 un examen des crédits votés. Un grand nombre d’éléments précis ont été analysés et des mesures de réduction des coûts ont été mises en place. Les déplacements constituaient le principal secteur de dépenses, et il ne peut en être autrement, étant donné qu’il s’agit de la région intérieure ayant la plus grande superficie et comptant le plus grand nombre d’employés situés à l’extérieur de la ville du BR. Au moins une fois l’an, chaque gestionnaire reçoit des rapports d’analyse comparative. De plus, la Région des Prairies et des Territoires du Nord dispose du plus petit budget non salarial par ETP. En juin 2006, les régions disposaient des budgets suivants : Atlantique – 12 547 $ par ETP; Québec – 9 539 $ par ETP; Ontario – 9 004 $ par ETP; Prairies et Territoires du Nord – 6 851 $ par ETP; Colombie‑Britannique et Yukon – 9 230 $ par ETP.]

1.1.2  Financement sous forme de contributions

L’AC établit le montant du financement alloué aux services d’établissement de chaque province et le bureau de la Région communique généralement ce montant en janvier. Une fois que le montant est établi pour chacun des bureaux, les agents d’établissement formulent des recommandations sur l’utilisation des fonds (répartition entre le programme des Cours de langue pour les immigrants au Canada [CLIC], le Programme d’établissement et d’adaptation des immigrants [PEAI] et le Programme d’accueil). Des appels de propositions (lettre avec trousse de demande) sont envoyés en novembre aux fournisseurs actuels de services. Au bureau de Calgary, de nombreux accords sont pluriannuels, ce qui fait en sorte qu’il n’est pas nécessaire d’en conclure tous les ans.

On fournit habituellement en mars les crédits pour le Programme d’aide au réétablissement (PAR), qui sont affectés en fonction du nombre de réfugiés qu’on prévoit envoyer dans chaque ville.

1.2  Prévisions

1.2.1  Fonds de fonctionnement

Des prévisions sont établies en fonction du calendrier fourni par le BR. Les directeurs locaux et les gestionnaires du BR sont responsables de leurs propres prévisions. Les prévisions sont envoyées au BR, où elles sont examinées, analysées et rassemblées.

Les rapports provenant du Système intégré des finances et du matériel (SIFM) et du Système de masse salariale (SMS) servent de base aux prévisions. Cependant, il arrive que des gestionnaires utilisent des feuilles de calcul distinctes pour suivre le mouvement du personnel, les activités de dotation prévues et d’autres éléments qui ne sont pas encore enregistrés dans le SMS; c’est généralement le cas lorsque le CSA n’a pas été informé des derniers changements en matière de dotation et que le SMS risque de ne pas être à jour.

Le directeur des services financiers et de l’administration est chargé d’examiner les prévisions et de conseiller le directeur général régional. Selon le directeur des services financiers et de l’administration, les gestionnaires se posent des questions sur l’utilité d’établir des prévisions, étant donné qu’ils considèrent leur budget de fonctionnement comme insuffisant.

1.2.2  Financement sous forme de contributions

L’analyste financier des services d’établissement établit les prévisions et travaille avec les agents d’établissement sur le terrain. Les CSA des bureaux d’Edmonton et de Calgary ont indiqué qu’ils participent peu à la préparation des prévisions concernant les services d’établissement et le PAR; leur rôle se limite à produire des rapports du SIFM à l’intention des agents d’établissement, à entrer des données dans les modèles de prévision et à envoyer l’information aux services financiers du BR. À noter cependant qu’il ne s’agit pas d’employés nommés pour une durée indéterminée : les postes de CSA n’ont pas été pourvus de façon permanente.

Même si les agents et les CSA des bureaux locaux ont reçu une certaine formation sur l’établissement de prévisions et les activités de surveillance dans le cadre du PAR, ainsi que sur l’interprétation des rapports du SIFM, le CSA de CIC‑Edmonton n’était pas certain de la manière de procéder pour préparer des prévisions relativement au PAR. Compte tenu du taux élevé de roulement du personnel dans divers bureaux, il faut offrir régulièrement de la formation. Selon un adjoint aux finances, qui a rempli les fonctions de CSA intérimaire au bureau de Calgary de juin 2005 à septembre 2005, l’agent financier des services d’établissement prépare les prévisions avec les agents d’établissement, sans passer par le CSA.

Le lecteur peut obtenir d’autres renseignements sur les problèmes de gestion des accords de contribution à la section 2 du présent rapport.

Winnipeg et Edmonton dépassent toujours leur budget au titre du PAR et le budget ne fait pas l’objet d’un examen mensuel. L’analyste financière des services d’établissement a soulevé ce problème à maintes reprises et certaines améliorations ont été apportées, mais elle ne peut examiner seule tous les engagements pour déterminer lesquels doivent être réduits. Notons néanmoins que l’agent principal responsable de la planification, des rapports et de l’intégrité, lui, examine tous les engagements du point de vue des opérations.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration mette en place une approche intégrée pour l’établissement des prévisions en matière de contributions;
  • le directeur des services financiers et de l’administration mette en place des programmes de formation pour les CSA, les agents principaux d’établissement et les directeurs locaux afin de garantir la cohérence et la pertinence des prévisions établies;
  • les directeurs locaux collaborent étroitement avec les CSA à l’établissement des prévisions, notamment pour les programmes de contributions, et qu’ils puisent dans leur expertise financière.

[Même si la Région appuie entièrement ces recommandations, il ne faut pas négliger l’incidence des questions de formation sur les finances et les ressources.]

1.3  Rapports

Les rapports produits par le SIFM et le SMS sont utilisés régulièrement par les gestionnaires, le personnel administratif, les CSA, les agents d’établissement et les analystes financiers pour la préparation des prévisions. En général, les gestionnaires du BR et les directeurs locaux ont du mal à interpréter les rapports produits par le SIFM; il y a cependant des gestionnaires qui ne prêtent pas une grande attention à leurs prévisions.

PeopleSoft est surtout utilisé pour l’approbation des congés et des heures supplémentaires, ainsi que pour l’examen des soldes de congés. Les rapports produits par PeopleSoft sont remis aux gestionnaires du BR une fois par an aux fins d’examen. À CIC-Calgary, le CSA se sert des rapports fournis par PeopleSoft afin d’analyser les paiements à venir pour les heures supplémentaires et les congés.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration mette sur pied et fournisse, à tous les échelons, une formation sur les rapports et l’utilisation d’outils tels que le SMS et le SIFM, en fonction des besoins des employés et de ceux de l’organisation.

[Une formation structurée sur le SMS et le SIFM, sur la vérification des comptes et sur la délégation des pouvoirs financiers a déjà été offerte à tous les gestionnaires, sauf au directeur local du bureau du Nord de l’Alberta et des T. N.-O. Actuellement, la Région donne des cours de perfectionnement, qu’elle offre d’abord aux gestionnaires du BR. Les CSA des bureaux du Manitoba/Nunavut et de Saskatoon ont également reçu une formation structurée. Le chef des opérations comptables, des politiques et des systèmes s’est rendu au bureau du Sud de l’Alberta afin de former individuellement le CSA temporaire. Les agents financiers ont consacré beaucoup de temps à la prestation non structurée de formation et de soutien. Les deux nouveaux CSA recevront une formation structurée dès qu’ils seront embauchés de manière permanente.]

1.4  Information et conseils

En général, les directeurs locaux, les CSA et les gestionnaires du BR sont satisfaits des conseils financiers et de l’assistance offerts par le personnel des services financiers du BR. Les personnes-ressources en matière finances pour les directeurs locaux et les CSA sont respectivement le directeur des services financiers et de l’administration, et les agents financiers subalternes du BR. L’analyste financière des services d’établissement est conseillée par le directeur régional des programmes, par les agents de programme, et par les agents de la planification et des rapports financiers de l’AC.

Certains employés qui ont occupé des postes de directeur et de CSA par intérim au cours de l’année écoulée jugent insuffisante la formation financière offerte. En revanche, ils estiment pertinents les conseils du personnel des services financiers du BR. Il est établi qu’il manque de ressources pour former tous les employés intérimaires. Cela ne poserait pas problème, si les bureaux de la Région n’étaient pas si éloignés les uns des autres et si les principales activités avaient toutes lieu dans une seule ville (comme au Québec ou dans la Région de la Colombie-Britannique et du Yukon).

Des efforts ont apparemment été déployés pour offrir davantage de formation en matière de surveillance financière des dossiers d’établissement aux agents d’établissement. Par contre, les directeurs, les gestionnaires et les CSA semblent manquer de formation sur la gestion financière et les attentes des services financiers du BR. On reconnaît encore une fois que la formation structurée en salle de classe nécessite des ressources financières supplémentaires et qu’une formation non structurée a été offerte à plusieurs endroits.

Recommandation

Nous recommandons que :

le directeur des services financiers et de l’administration élabore et mette en œuvre un plan de formation pour la Région, obligeant tous les employés à suivre une formation, qu’ils occupent un poste permanent ou temporaire.

2. Paiements de transfert

Dans la Région des Prairies et des Territoires du Nord, les programmes sont mis en œuvre selon différentes stratégies :

  • au Manitoba, les programmes d’établissement sont exécutés en vertu d’un seul accord de financement conclu avec la province;
  • dans les trois provinces et dans les Territoires du Nord-Ouest, les bureaux locaux offrent le PAR directement aux clients (soutien du revenu) ou par l’intermédiaire de fournisseurs de services;
  • en Saskatchewan et en Alberta, la prestation des programmes traditionnels d’établissement (CLIC, Programme d’accueil, PEAI) se fait par l’intermédiaire d’accords de contribution avec des fournisseurs de services;
  • en Alberta, le PEAI est cogéré avec le gouvernement de la province.

La Région surveille les contributions par l’intermédiaire de vérificateurs externes, et un agent est chargé de la surveillance des accords sur place ainsi que de la planification et de la prévision internes des dépenses de programme. Or, le but de la présente évaluation n’était pas de déterminer la pertinence de cette stratégie, et l’Équipe n’a donc réalisé aucune analyse approfondie de cette fonction, se concentrant plutôt sur la gestion des programmes de contribution financière. Cependant, nous avons eu accès à certains dossiers en la matière et il nous apparaît, de prime abord, que les activités de surveillance sur place sont bien préparées et bien menées.

Dans de nombreux cas, un bénéficiaire peut recevoir des fonds en vertu de plusieurs accords. Dans pareille situation, les coûts indirects sont autorisés conformément à des accords séparés, mais rien ne semble avoir été fait pour éviter le versement de fonds en double, et l’accord n’indique pas clairement de quelle manière les coûts réels doivent être calculés.

2.1  Accord Canada-Manitoba

Cet accord reste en vigueur à moins qu’une des parties ne désire y mettre fin en donnant un préavis suffisant à l’autre partie. Il prévoit la tenue d’une consultation annuelle sur les niveaux souhaités par la province et l’envoi par CIC d’un préavis précisant les niveaux de financement disponibles, annuellement. Chaque trimestre, la province fournit des prévisions de trésorerie, et les fonds sont versés conformément à ce calendrier. Le directeur des services financiers et de l’administration approuve la demande de paiement en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Or, étant donné qu’il est chargé d’assurer la gestion financière de la Région et de veiller au respect des dispositions des accords (de tous les accords, pas seulement de l’accord Canada‑Manitoba), il ne devrait pas signer la demande de paiement.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • la demande de paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP soit effectuée par un gestionnaire principal de programme comme le directeur régional des programmes. [Cette mesure est maintenant en place.]

2.2  Programme d’aide au réétablissement

2.2.1  Soutien du revenu

Une fois entrés au Canada, les clients du PAR peuvent rencontrer au besoin un agent d’immigration jusqu’à ce qu’ils soient établis. Au cours de cette période, l’agent d’immigration examine les besoins du client et lui offre du financement provenant des comptes bancaires du Ministère (CBM). Dès que le client est établi, l’agent d’immigration lui accorde des paiements périodiques échelonnés sur un maximum d’un an (à partir de la date de son arrivée). En cas de besoins particuliers, le client peut prendre rendez-vous avec l’agent d’immigration, qui déterminera s’il est en droit de recevoir d’autres fonds.

À Winnipeg, l’examen des dossiers des clients indique que toutes les demandes de paiement ont été approuvées comme il se doit par un agent d’immigration délégataire. En cas d’utilisation des CBM, les opérations sont rapidement consignées dans le SIFM.

Des observations similaires ont été faites au bureau d’Edmonton.

À Calgary, 16 dossiers ont été sélectionnés au hasard parmi 393 dossiers de clients ayant reçu du financement au cours de la période d’avril à décembre 2005.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le bureau de Calgary cesse de préapprouver les montants totaux du soutien du revenu; [Entendu : le directeur des services financiers et de l’administration s’affaire actuellement à régler cette question avec le directeur local de CIC-Sud de l’Alberta.]
  • le bureau de Calgary instaure un processus d’autorisation similaire à celui utilisé à Winnipeg; [Entendu : le directeur des services financiers et de l’administration s’affaire actuellement à régler cette question avec le directeur local de CIC-Sud de l’Alberta.]
  • le directeur des services financiers et de l’administration donne des directives à tous les bureaux locaux quant à la délégation de pouvoirs à l’ensemble des gestionnaires; [Les gestionnaires ont déjà reçu de telles directives; on examine la possibilité d’offrir une formation d’appoint.]
  • le directeur des services financiers et de l’administration établisse un processus officiel de surveillance de la conformité à la LGFP et aux modalités d’application du programme.

2.2.2  Achat de mobilier de base

Quand un client déménage d’un centre d’accueil à son propre appartement, le PAR prévoit le paiement de son mobilier essentiel. Le mobilier est acheté auprès de fournisseurs locaux en vertu d’un accord de contribution. Le bureau de CIC-Winnipeg vérifie si le fournisseur de mobilier a remis au client ce dont il avait besoin.

Les modalités d’application du PAR définissent comme groupe de bénéficiaires autre que les réfugiés [traduction] « les fournisseurs de services […] employés principalement pour faire fonctionner l’infrastructure d’accueil, qui répond aux besoins immédiats et essentiels des réfugiés ». Les accords conclus avec les magasins de meubles ne sont pas conformes aux modalités d’application du PAR. Cette situation ne touche pas uniquement la Région des Prairies, mais toutes les régions (sauf le Québec, où le programme est mis en œuvre en vertu de l’Accord Canada-Québec). Pièces justificatives à l’appui, on pourrait imputer au compte du client les coûts associés aux paiements versés aux magasins de meubles, mais cela alourdirait le fardeau administratif sans autre bénéfice apparent que l’observation des modalités d’application du PAR.

Accords avec les fournisseurs de services

En tout, deux accords importants dans le cadre du PAR ont été examinés, soit ceux conclus respectivement avec le Conseil multiconfessionnel d’aide à l’établissement des immigrants au Manitoba (Winnipeg) et les Catholic Social Services d’Edmonton.

Conseil multiconfessionnel d’aide à l’établissement des immigrants au Manitoba

La Région a conclu deux accords avec les Catholic Social Services (CSS) d’Edmonton : (1) PAR – Services essentiels, et (2) PAR – Maison d’accueil. Il semble que ces deux accords dédoublent certaines responsabilités. En effet, chacun prévoit :

  • des services d’orientation pour les nouveaux arrivants;
  • le remboursement du bail immobilier; rien n’indique comment les coûts sont répartis entre chacun des accords, et il n’existe pas de définitions régissant la répartition de ces coûts et des autres coûts indirects s’y rapportant.

a) PAR – Maison d’accueil

L’accord contient une partie Activités et une partie Rapports. Or, la partie Rapports n’inclut pas toutes les exigences décrites à la partie Activités. Par exemple :

  • la partie Rapports ne tient pas compte d’éléments tels que les repas servis (paragraphe 2 sous Activités);
  • quant aux indemnités de nourriture et de faux frais, le rapport financier précise le montant total versé, mais pas le nombre de clients servis.

Les CSS ne produisent pas de rapports détaillés réguliers pour appuyer les demandes de paiement. Par exemple, les CSS ont précisé le montant des indemnités de juin 2005, mais n’ont pas donné cette information pour les mois d’avril et de mai; par conséquent, CIC n’a pas pu justifier la demande de  $  en indemnités de nourriture et de faux frais. Les CSS ont indiqué le montant des indemnités versées au mois de juillet, mais n’ont fourni aucune autre information depuis. Pourtant, CIC-Edmonton a remboursé  $  aux CSS pour la période de juillet à septembre. Le dossier ne contenait pas plus d’information.

b) PAR – Services essentiels

Le temps écoulé entre la réception de la facture et son paiement est un peu long. Par exemple, la facture du premier trimestre était datée du 19 août et a été approuvée (article 34 de la LGFP) le 25 août, mais la facture du second trimestre, datée du 25 novembre, n’a été approuvée que le 30 janvier.

Aucun commentaire particulier à faire.

c) PAR – Coûts de démarrage

Tous les paiements ont été entrés par client et vérifiés.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • les accords de contribution précisent de façon claire le calendrier et la mise en forme des rapports; [Entendu : responsabilité de l’AC]
  • les bureaux locaux, en collaboration avec le directeur des services financiers et de l’administration du BR, s’assurent que les bénéficiaires se conforment aux exigences de l’accord; [Entendu]
  • les remboursements des indemnités allouées aux clients soient appuyés des renseignements adéquats afin de fournir une piste de vérification appropriée. [Entendu]

2.3  Programme d’établissement et d’adaptation des immigrants

Concernant le PEAI, huit accords ont été examinés :

à Edmonton

  • YMCA Fort McMurray
  • Indo-Canadian Women’s Association
  • Edmonton Mennonite Centre for Newcomers
  • Catholic Social Services

à Calgary

  • Calgary Catholic Immigrant Society (trois accords distincts)
  • Calgary Immigrant Women’s Association

YMCA – Fort McMurray

L’accord conclu avec le YMCA couvre deux années financières et s’élève à 27 150 $ par année financière. Tout le financement est consacré à l’exécution du programme.

Les deux demandes de paiement traitées au 31 décembre 2005 totalisent $. Cependant, chaque paiement comprend des coûts administratifs, qui ne sont pas autorisés en vertu de l’accord. Ces coûts s’élèvent à $. Techniquement, il y a un trop-payé qui doit être récupéré sur le paiement suivant. Tous les paiements sont versés dès la réception des factures (aucune avance n’est accordée).

Indo-Canadian Women’s Association

L’accord conclu avec l’Indo-Canadian Women’s Association couvre deux années financières. L’accord est de 39 105 $ par année financière, incluant 1 500 $ par année pour les frais administratifs. Les fonds doivent servir à l’exécution du programme.

Aucune observation n’a été faite concernant cet accord.

Edmonton Mennonite Centre for Newcomers (EMCN)

Cet accord a seulement fait l’objet d’un examen superficiel pour l’année financière se terminant le 31 mars 2006. À la fin de l’année, l’EMCN a produit un rapport définitif indiquant qu’il avait dépensé exactement la somme reçue de CIC. Le Ministère et l’Alberta se sont partagé les coûts engagés par l’EMCN.

Calgary Catholic Immigrant Society (CCIS) – Conseiller en santé et en établissement

Cet accord prévoyait une contribution de 30 285 $ pour la période de mai 2005 à mars 2006.

  • La CCIS a présenté en juillet une première demande pour les besoins de trésorerie, qui totalisait $ au lieu du montant stipulé dans l’accord (le total des mouvements de trésorerie ne correspondait pas au total indiqué). La CCIS a finalement présenté une demande révisée totalisant $ en janvier 2006.
  • Le total des dépenses réelles était exactement le même que celui des dépenses indiquées dans la dernière demande pour les besoins de trésorerie.
  • Le montant remboursable à la CCIS doit être revu pour garantir que seuls les frais autorisés sont remboursés et que la CCIS ne demande pas aussi le remboursement de ces frais dans le cadre d’autres programmes (PAR, CLIC, Programme d’accueil, PEAI, etc.).

Rien ne montre que le bureau de Calgary s’est assuré de ce qui précède.

Calgary Catholic Immigrant Society (CCIS) – Volet Exécution du PEAI

Cet accord s’élève à 424 365 $ et est cofinancé par la province de l’Alberta. La part de CIC a été établie à 55,2256 %. L’accord prévoit trois catégories principales de frais remboursables : les coûts administratifs, les frais d’exécution du programme et les coûts en capital. L’accord prévoit aussi un poste pour la TPS non remboursable.

La CCIS a soumis des prévisions de mouvements de trésorerie qui ne sont pas conformes à la présentation de l’accord (c’est-à-dire présentées par rapport à chaque partie de l’accord). La CCIS utilise la mise en forme de ses prévisions de mouvements de trésorerie pour son rapport sur ses dépenses. Pour que CIC puisse faire une analyse pertinente du rapport financier de la CCIS, il lui faudrait changer totalement la mise en forme de la plupart des renseignements financiers. Puisque l’accord prévoit le remboursement des services d’un agent financier de la CCIS, celle-ci devrait fournir à CIC et au gouvernement de l’Alberta des renseignements adéquats afin de faciliter la gestion de l’accord.

Rien ne prouve qu’on a examiné adéquatement les dépenses réelles par rapport aux dépenses autorisées. Seules les dépenses totales sont examinées.

Afin de savoir si les pratiques actuelles de surveillance de l’accord entraînent le remboursement de dépenses qui n’auraient pas dû être remboursées, nous avons procédé à un test sur les salaires autorisés pour trois postes, classés dans la catégorie Administration. Les dépenses réelles étaient disponibles pour la période d’avril à décembre, et des prévisions de salaires pour février et mars ont été ajoutées (au même niveau salarial qu’en janvier). Ce test nous permet de déduire que CIC-Calgary paiera $ de trop pour ces trois postes.

Calgary Catholic Immigrant Society (CCIS) – Coordonnateur du projet PEAI

Cet accord prévoit le financement d’un poste de coordonnateur et des frais administratifs connexes. En ce qui concerne ces derniers, CIC doit rembourser une partie de la location des locaux, mais il devrait vérifier s’il est justifié de rembourser la location d’un local pour un seul employé. La CCIS a-t-elle loué un nouveau local pour assurer la prestation de ce service? En ce qui a trait aux frais administratifs remboursés, nous avons noté des montants totalisant $ (ou % du total des coûts administratifs autorisés). Les coûts non autorisés comprennent des frais de vérification.

CIC-Calgary doit examiner ce dossier et exclure toutes les dépenses non autorisées.

Calgary Immigrant Women’s Association (CIWA) – PEAI

Ce projet est aussi financé par le gouvernement de l’Alberta, mais le dossier ne renfermait aucune confirmation des sommes versées par la province; nous avons seulement pu les déduire à partir de la répartition des dépenses payées par l’Alberta, soit environ 43,8 %, ou 92 534 $.

Rien ne montre qu’une analyse des dépenses est menée chaque mois en vue de garantir que les coûts sont tous autorisés par l’accord. Nous sommes seulement sûrs que les coûts sont répartis entre CIC et l’Alberta.

Catholic Social Services (Edmonton) [CSS]

L’accord avec les CSS s’élève à 450 623 $ par an sur deux années. Il prévoit l’établissement de prévisions de trésorerie, mais les prévisions au dossier correspondaient simplement à l’affectation pour chaque mois du douzième des sommes de l’année. Ce n’est qu’en février 2006 que d’autres prévisions de trésorerie ont été demandées. Les coûts administratifs et les coûts d’exécution du programme étant réunis, l’analyse financière des frais autorisés s’en trouvait compliquée. Nous avons constaté, en examinant le dossier de 2004-2005 de ce bénéficiaire, que l’agent financier des services d’établissement avait fait état de dépenses non justifiées qui avaient été remboursées; le dossier ne mentionnait aucun suivi (ou remboursement de trop-payé). À noter qu’aucune demande de remboursement n’a été présentée en 2005-2006 pour ces dépenses.

L’accord prévoit 10 % de retenue sur la valeur totale de la contribution, mais rien ne prouve que cette règle du 10 % a été appliquée aux paiements en cours. L’engagement des fonds conformément à l’article 32 de la LGFP a été autorisé par un adjoint aux finances, alors que le directeur de CIC-Edmonton aurait dû s’en charger, puisque l’accord s’élève à plus de 100 000 $.

Il y avait de la surveillance, mais peu de suivi. Notamment, l’agent financier responsable de la surveillance a signalé quelques problèmes en 2004-2005, qui semblent ne pas avoir été réglés.

Des questions subsistent quant à la valeur du loyer réellement payé par CIC et à la justification du paiement de ce loyer par CIC. Nous avons constaté que le bénéficiaire de la contribution (CSS) et le propriétaire de l’immeuble (Catholic Charities) avaient des liens étroits.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le directeur général régional demande une vérification des Catholic Social Services (Edmonton); [Entendu]
  • le directeur des services financiers et de l’administration offre une formation pertinente aux agents d’établissement pour qu’ils exercent les responsabilités qui leur incombent conformément à la LGFP; [Entendu]
  • le directeur général régional s’assure que les analyses appropriées sont faites chaque trimestre à propos des accords relatifs au PEAI; [Entendu]
  • le directeur des services financiers et de l’administration ait le mandat d’élaborer un processus intégré d’examen des accords de contribution; [Sera effectué en collaboration avec la Direction générale de l’intégration.]
  • tous les trop-payés éventuels soient examinés et recouvrés dans le cadre d’accords subséquents; [Entendu]
  • le directeur général régional élabore un processus intégré d’examen de vérification pour tous les bénéficiaires qui ont reçu des fonds excédant 100 000 $, quel que soit le programme. [Entendu]

2.4  Cours de langue pour les immigrants au Canada (CLIC)

Pour le programme CLIC, quatre accords ont été examinés :

à Edmonton :

  • Edmonton Mennonite Centre for Newcomers

à Calgary :

  • Bow Valley College
  • Language Plus
  • Maple Leaf Academy

Edmonton Mennonite Centre for Newcomers (EMCN)

L’accord de 2005-2006 est de 416 000 $ pour la formation linguistique et la garde des enfants. Le paiement des contributions est fait sous forme d’avances.

Les avances ne sont pas calculées de façon appropriée. Actuellement, les avances sont calculées de la façon suivante :

  • prévisions initiales de trésorerie pour les mois précédents établies en fonction des prévisions de trésorerie du bénéficiaire;
  • ajout des deux mois suivants calculés en fonction des prévisions de trésorerie du bénéficiaire;
  • soustraction de l’avance initiale en vertu de l’accord.

Voici un tableau comparatif pour le calcul de la seconde avance :

 

Calcul d’Edmonton

Calcul proposé

Trésorerie initiale pour les trois premiers mois

 

 

Dépenses réelles pour la première période

(sans objet)

 

Prévisions pour les deux mois suivants selon les prévisions de trésorerie du bénéficiaire

 

 

Soustraction des avances précédentes

 

 

Avance pour les deux mois suivants

 

 

Le tableau ci-dessus montre que :

  • le bénéficiaire a reçu $ de plus que ses besoins en vertu de la méthode actuelle;
  • la méthode proposée permet d’établir un lien entre le niveau suivant des activités financières et les périodes précédentes;
  • la méthode proposée diminue la probabilité qu’il y ait un trop-payé à la fin de l’année, ou, du moins, le minimisera.

Un examen approfondi des résultats pour les huit premiers mois de l’accord indique que le bénéficiaire a reçu 269 917 $, mais a dépensé seulement $, et que le bureau d’Edmonton a payé une avance de $ pour les mois de décembre et de janvier alors que le bénéficiaire avait déjà reçu en trop une avance de $.

En vertu d’un accord distinct, l’EMCN reçoit un financement de 235 631 $, et le total de ses dépenses doit correspondre exactement à cette somme. L’information disponible ne permet pas de déterminer (d’après les rapports financiers présentés) si les dépenses déclarées concernent uniquement l’accord de contribution.

Bow Valley College (BVC) – (CLIC)

Cet accord s’élève à 2 731 766 $.

Le BVC a fourni des états trimestriels accompagnés du détail des dépenses. Il a aussi fourni une liste complète des coûts liés aux employés ainsi qu’un résumé de ces dépenses au regard de l’accord.

Pour le premier trimestre, toutes les dépenses de fonctionnement sont convenablement étayées par un rapport détaillé. Cependant, au deuxième trimestre, le détail des dépenses sous le code « 210 » n’a pas été présenté. Les données du troisième trimestre étaient complètes.

Langage Plus

Cet accord s’élève à 163 195 $. La plupart des dépenses ont été divisées par douze pour l’ensemble de l’année financière.

Maple Leaf Academy (MLA)

Cet accord s’élève à 821 648 $. L’accord signé comprend une description des coûts éventuels pour lesquels aucun budget n’a été alloué, ce qui peut être interprété de diverses façons : soit les coûts sont autorisés (parce qu’ils sont répertoriés), soit les coûts sont exclus précisément parce qu’ils sont répertoriés sans budget associé.

Cet accord ne prévoit aucun budget pour le perfectionnement professionnel et les télécommunications (sous Exécution du programme). En outre, il inclut une série de coûts. Nous en concluons que les éléments auxquels aucun budget n’est alloué ne sont pas autorisés en vertu de l’accord.

Rien ne prouve qu’une analyse financière sur l’état des comptes fourni par la MLA a été effectuée. Les coûts remboursés comprennent ceux considérés comme non autorisés. CIC-Calgary devrait analyser ce dossier et ajuster les paiements futurs en conséquence.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • les bureaux locaux s’assurent que les prévisions de trésorerie fournies par le bénéficiaire correspondent au niveau d’activité mensuel prévu; [Mesures en voie d’être prises.]
  • CIC-Calgary cesse de répertorier les coûts pour lesquels il n’y a pas de fonds prévus;
  • le bureau d’Edmonton révise sa méthode actuelle de calcul des avances; [Mesures en voie d’être prises.]
  • le directeur des services financiers et de l’administration élabore et mette en œuvre une formation à l’intention du personnel d’établissement, en vue de l’aider à gérer l’aspect financier des accords de contribution. [La formation sera donnée avec l’aide de l’AC.]

À noter que la Région a mis sur pied un groupe d’apprentissage sur l’établissement et organise chaque année (ou plus fréquemment) une réunion du personnel chargé des services d’établissement dans le but de mettre en commun les pratiques exemplaires et d’améliorer de manière continue les compétences professionnelles du personnel de CIC chargé des services d’établissement.

2.5  Participation des CSA

Sauf au Manitoba, où le nombre d’accords de contribution est restreint (accord Canada‑Manitoba), les CSA ne jouent pas un grand rôle de soutien en matière de gestion des programmes de contribution. Les CSA exécutent des fonctions ayant peu de valeur ajoutée, sauf en ce qui concerne l’émission des chèques. Étant donné que les CSA ont un rôle de chef de file en matière de finances, il faudrait examiner la possibilité d’utiliser leurs connaissances.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration donne aux CSA la formation appropriée pour appuyer les programmes.

3. Fonctionnement

Sous cette rubrique, les sujets suivants seront traités :

  1. système de masse salariale
  2. heures supplémentaires
  3. délégation des pouvoirs
  4. déplacements
  5. accueil
  6. passations de marchés et achats
  7. petite caisse
  8. comptes bancaires du Ministère (CBM)
  9. cycle de paiement

3.1  Système de masse salariale (SMS)

Comme nous l’avons mentionné à la section 1 du présent rapport, la plupart des bureaux utilisent le SMS de façon appropriée et y tiennent à jour les dépenses salariales et connexes. Cependant, certains bureaux continuent d’utiliser leurs propres « registres parallèles » pour faire le suivi du mouvement du personnel. Comme le SMS est l’outil ministériel de gestion des coûts liés au personnel et qu’il permet de faire le suivi des dépenses éventuelles, les gestionnaires devraient cesser d’utiliser ces registres parallèles.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le SMS soit le seul outil de gestion des coûts liés au personnel dans la Région; [Le SMS est l’outil de gestion des salaires utilisé dans la Région.]
  • le directeur des services financiers et de l’administration fournisse aux gestionnaires une formation suffisante pour les aider à comprendre l’importance du SMS et ses fonctionnalités. [Les utilisateurs ont reçu une formation sur le SMS. Au cours de plusieurs réunions régionales de gestion, le directeur des services financiers et de l’administration a insisté sur l’importance de l’utiliser et de le tenir à jour. Des courriels sont envoyés plusieurs fois par année (pour la budgétisation, la planification et l’établissement de prévisions) aux directeurs et aux CSA, leur expliquant l’importance du système et leur demandant de le tenir à jour.]

3.2  Heures supplémentaires

En général, nous avons constaté que la direction suit un processus approprié pour consigner, approuver et traiter les heures supplémentaires et en faire le suivi dans les bureaux locaux. Les employés et les surveillants se servent des formulaires appropriés pour consigner et signaler les heures supplémentaires et en faire le suivi en temps opportun, et les gestionnaires ou les gestionnaires intérimaires approuvent ces formulaires en conséquence. Les dispositions de l’article 34 de la LGFP sont respectées, le gestionnaire de centre de responsabilité étant responsable des heures supplémentaires effectuées par les employés.

3.3  Délégation des pouvoirs

La documentation sur les instruments officiels de délégation n’est pas rigoureuse. Plusieurs agents ont indiqué qu’ils n’avaient reçu aucune formation sur la délégation des pouvoirs. Dans plusieurs cas, le niveau de délégation n’était pas indiqué sur l’instrument : par exemple, l’instrument ne faisait pas référence au gestionnaire comme étant un gestionnaire de centre de responsabilité ou un administrateur de centre de responsabilité, alors que cette distinction fait partie intégrante de la politique du Ministère sur la délégation, publiée dans l’intranet.

Tous les bureaux visités utilisaient largement une liste de personnes préautorisées pouvant remplacer leur supérieur pendant les absences de celui-ci pour des raisons professionnelles. La liste est utilisée largement tout au long de l’année, même pour de très courtes périodes (1 à 3 jours). Sauf dans les cas des paiements du PAR, rien ne prouve que la Région ait besoin d’avoir autant recours à des suppléants pour des périodes de moins d’une semaine.

Habituellement, les autorisations générales sont activées par courriel, mais trop souvent, il n’y avait aucune trace de cette activation. De nombreux employés occupant des postes de supervision n’avaient pas été formés adéquatement ou ne connaissaient pas bien leurs pouvoirs délégués. Dans certains cas, des employés se sont vus accorder des pouvoirs sur des questions qui n’étaient pas de leur ressort.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration offre de la formation à tous les agents principaux et à tous les employés susceptibles d’exercer, à l’occasion, des pouvoirs financiers; [Un cours de perfectionnement est en cours de planification.]
  • le directeur des services financiers et de l’administration fasse un suivi régulier de l’utilisation de la délégation des pouvoirs et fasse rapport au directeur général régional. [Un suivi régulier a été effectué au cours des neuf dernières années soit par Conseils et Vérification Canada soit à l’interne, et l’Unité des finances continuera de faire le suivi.]

3.4  Déplacements

Dans la Région, les déplacements sont généralement bien gérés, conformément à la directive du Conseil de Trésor. Toutes les demandes de remboursement de frais de déplacement sont vérifiées au préalable et les chèques de remboursement sont envoyés à l’adresse personnelle de l’employé. La Région utilise des engagements généraux pour les déplacements, et ces engagements sont modifiés une fois la dépense effectuée. Bien qu’il y ait eu quelques erreurs mineures dans le processus, peut-être attribuables à l’inattention, rien ne semblait indiquer qu’il s’agissait d’erreurs structurelles.

La Région utilise largement une autorisation générale préétablie pour les déplacements à l’intérieur de son territoire. Cependant, la plupart des employés n’ont aucune raison de se prévaloir de cette autorisation générale. Dans un cas, un gestionnaire a signé un chèque de CBM pour une avance de déplacement (article 33 de la LGFP) et le même gestionnaire a approuvé l’autorisation de voyager (article 34 de la LGFP). Le chèque de CBM a été émis sans indication de l’urgence de l’avance.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • la Région cesse d’utiliser des autorisations générales de voyager pour les personnes qui occupent des postes de niveaux inférieurs à celui du directeur général, sauf peut-être pour les agents principaux qui doivent se déplacer très fréquemment; [Entendu]
  • le directeur des services financiers et de l’administration examine les procédures des bureaux pour s’assurer qu’en tout temps, aucun employé n’exerce les pouvoirs prévus aux articles 33 et 34 de la LGFP; [Cette mesure est appliquée constamment. Avant les transferts à l’ASFC, nous avions découvert une situation similaire aux points d’entrée et nous avions immédiatement mis en place de nouvelles procédures.]
  • le directeur des services financiers et de l’administration assure la conformité totale à la politique du Ministère sur l’utilisation des CBM. [Ceci fait l’objet d’un suivi continu. Le fait qu’un seul exemple de non-conformité ait été découvert montre qu’il y a conformité à la politique.]

3.5  Accueil

Les dépenses d’accueil ont été approuvées adéquatement et étaient conformes à la directive du Conseil du Trésor. Nous avons cependant noté qu’il manquait parfois le formulaire sur les frais d’accueil dans les cas où le remboursement des dépenses d’accueil était fait au moyen de la petite caisse.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration rappelle aux employés de suivre la directive en matière d’accueil et d’utiliser en tout temps les formulaires appropriés. [Nous le faisons et nous continuerons de le faire.]

3.6  Passation de marchés et achats

Le budget de fonctionnement de la Région étant relativement restreint, l’Équipe d’évaluation a concentré ses efforts sur deux principaux types d’achats ou de marchés : l’utilisation des cartes d’achat et la passation de marchés pour des services d’interprétation.

3.6.1  Services d’interprétation

Selon les dossiers examinés, la documentation pertinente était disponible et les taux horaires étaient conformes aux pratiques ministérielles. Ces marchés ont été conclus et surveillés adéquatement.

Les seuls problèmes cernés sont liés aux exigences relatives à l’approbation des dépenses, comme nous l’avons décrit au paragraphe 3.3 du présent chapitre.

3.6.2  Cartes d’achat

Généralement, l’utilisation des cartes d’achat est conforme à la politique ministérielle, sauf dans certains cas, par exemple le paiement des droits d’inscription aux conférences. L’approbation des dépenses posait problème, et elle est traitée au paragraphe 3.3 du présent chapitre. Le codage des dépenses dans un bureau a révélé que l’agent duquel il relevait n’y connaissait absolument rien, mais la situation devrait être corrigée avec l’arrivée d’un nouveau CSA à ce bureau.

3.6.3  Achat de l’eau

Dans la Région, on a l’habitude d’acheter de l’eau pour les employés. Cependant, selon la politique ministérielle, l’eau ne devrait être achetée avec les deniers publics que s’il est prouvé que la qualité de l’eau de la ville ne répond pas aux normes de santé. Or, rien n’indiquait, au moment de l’évaluation, qu’il y avait des avis concernant la qualité de l’eau dans les villes visitées.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le gestionnaire des services financiers et de l’administration examine les pratiques locales et applique les politiques ministérielles dans la Région. [Ce sera fait. Certains des bureaux sont situés dans de vieux bâtiments dotés de tuyaux en plomb ou en brasure, et il n’est pas recommandé de boire cette eau.]

3.6.4  Formation

À tous égards, tous les bureaux locaux sont indépendants les uns des autres; il ne semble pas exister de centre d’expertise en matière de passation de marchés dans la Région. Les CSA n’ont pas tous reçu une formation sur la passation des marchés et les achats. Au moment de l’évaluation, les responsables de la passation des marchés à l’AC étaient à Winnipeg pour donner de la formation à ce sujet; cependant, les CSA locaux n’ont pas tous été invités (ou s’ils l’ont été, leur participation a été annulée). Les CSA ont affirmé qu’ils n’avaient reçu aucune formation jusqu’à ce jour.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le gestionnaire des finances et de l’administration soit chargé d’assurer la formation de tous les CAS dès que possible; [En raison de la situation financière de la Région, il n’était pas rentable de faire voyager les CSA pour une séance d’une demi-journée. C’est pourquoi les CSA ont été invités à suivre une formation par vidéoconférence similaire à celle d’autres régions. Une formation a été offerte dans le passé. On envisage d’offrir des cours de perfectionnement.]
  • le directeur régional centralise la fonction d’achat au BR et y mette sur pied un centre d’expertise. [Entendu]

3.7  Petite caisse

Tous les bureaux disposent d’une petite caisse : BR de Winnipeg (600 $), CIC-Winnipeg (1 000 $), Edmonton (250 $) et Calgary (1 000 $). Toutes les transactions examinées étaient étayées convenablement de pièces justificatives et d’un reçu de petite caisse signé par la personne ayant reçu les fonds. Les pièces justificatives étaient toutes annulées pour prévenir leur réutilisation. La petite caisse est gardée dans une boîte verrouillée à l’intérieur d’une armoire verrouillée.

Pour la période d’avril 2005 à décembre 2005, la petite caisse a été réapprovisionnée quatre fois au maximum à Winnipeg, et seulement deux fois à Calgary. La fréquence de réapprovisionnement indique clairement que les sommes disponibles sont très supérieures aux besoins, ce qui est surprenant compte tenu du fait qu’en 2005-2006, on avait demandé à toutes les régions de revoir la pertinence des sommes de petite caisse et de prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer que celles-ci correspondaient aux besoins.

Parmi les lacunes relevées par l’Équipe figuraient des erreurs de codage et l’absence d’un état de transfert du titulaire de la petite caisse. Les erreurs de codage sont fréquentes et témoignent d’un manque de compréhension des codes; ainsi, un remboursement de dîner était codé préparations alimentaires, alors qu’il aurait dû être codé dans les frais de déplacement ou d’accueil.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration offre une formation sur l’utilisation des codes financiers ministériels. [Comme dans d’autres régions, chez nous, c’est le personnel des finances qui fait le codage.]

3.8  Comptes bancaires du Ministère (CBM)

L’utilisation des CBM est régie par la politique ministérielle; il est prouvé que la Région utilise les CBM conformément à cette politique. Les chèques de CBM étaient saisis rapidement dans le SIFM à tous les bureaux visités. Tous les chèques examinés étaient signés par des agents délégataires. Les chèques de CBM sont conservés dans un endroit sûr. Le nombre d’agents ayant le pouvoir de signer les chèques de CBM est généralement adéquat, mais il était trop élevé pour le BR de Winnipeg, où onze agents détenaient ce pouvoir (outre les employés travaillant à CIC-Winnipeg, un étage plus haut).

À un endroit, le CSA n’avait pas le pouvoir de signer les chèques de CBM. Dans la mesure du possible, le CSA devrait se voir conférer le pouvoir de signer tous les chèques de CBM, la signature des chèques de CBM étant une exigence de fait en vertu de l’article 33 de la LGFP.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le CSA soit, dans la mesure du possible, chargé de signer tous les chèques de CBM. [À mettre à exécution.]

3.9  Cycle de paiement

Dans tous les bureaux, le CSA a le pouvoir de traiter les cycles de paiement. Toutes les étapes de vérification appropriées sont normalement suivies avant l’approbation d’un paiement.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • le directeur des services financiers et de l’administration rappelle régulièrement aux CSA et aux agents financiers subalternes du BR leurs responsabilités et les différentes étapes à suivre pour l’approbation des paiements. [Mis en œuvre]

4. Recettes

Sous cette rubrique, les sujets suivants seront traités :

  1. production de recettes
  2. dépôts en banque
  3. sécurité des deniers publics

4.1  Production de recettes

Un volume important de transactions est exécuté aux bureaux locaux, allant du paiement des frais relatifs au droit de résidence permanente (FDRP) au remboursement des prêts aux immigrants, en passant par le remplacement des documents d’immigration. Voici les volumes de transactions pour l’année financière 2005-2006 dans certains secteurs clés d’activité :

 

CIC-Winnipeg

 

CIC-Edmonton

 

CIC-Calgary

 

Valeur

Nbre

Valeur

Nbre

Valeur

Nbre

FDRP

101 450,00 $

104

233 275,00 $

239

24 375,00 $

25

Documents d’immigration

8 160,00 $

272

19 050,00 $

635

22 410,00 $

747

Permis de travail

57 025,00 $

380

5 100,00 $

170

11 550,00 $

385

Permis d’études

1 000,00 $

8

975,00 $

7

625,00 $

4

Prêts aux immigrants

585 984,88 $

 

594 200,36 $

 

506 342,68 $

 
 

753 619,88 $

 

852 600,36 $

 

565 302,68 $

 

Pour limiter le nombre de paiements effectués aux bureaux locaux et réduire le nombre de visiteurs dans les bureaux locaux venant rembourser leurs prêts aux immigrants, les CSA se sont vu proposer une lettre à remettre à leurs clients les invitant à envoyer leurs paiements directement aux opérations comptables de l’AC. Cette pratique devrait réduire l’achalandage dans les bureaux locaux.

Recommandation

Nous recommandons que, dans la mesure du possible :

  • les bureaux locaux renvoient leurs clients demandant un permis de travail ou d’études au CTD‑Vegreville. [Sous réserve de l’obligation de fournir des services d’urgence ou d’ordre humanitaire, nous nous conformerons à cette recommandation.]

4.2  Dépôts bancaires

En général, les deniers publics sont déposés dans le délai prescrit par la politique gouvernementale. Cependant, les montants étant souvent importants, il faudrait examiner la possibilité de faire plus fréquemment des dépôts bancaires.

4.3  Sécurité des deniers publics

La sécurité en matière de réception de fonds a été examinée sous deux angles différents : le point de réception, et l’accès à l’argent après qu’il a quitté la zone du « caissier ». Dans la plupart des bureaux visités, il n’y a pas de caissier désigné, la réception de fonds faisant partie des responsabilités des agents. Bien que peu de fonds aient été perdus au cours des dernières années, il n’en demeure pas moins que des problèmes ont été constatés à Winnipeg et à Calgary.

À Winnipeg, tout agent responsable de percevoir les deniers publics possède un tiroir‑caisse. Les fonds sont comptabilisés et remis à l’unité comptable. Cette unité possède un grand coffre-fort où les fonds sont gardés. Cet endroit est entouré de bureaux et de cloisons, mais tous y ont accès; nous avons dénombré pas moins de cinq points d’accès différents. De plus, lors de notre visite, le coffre est resté ouvert presque toute la journée dans une pièce laissée souvent sans surveillance et accessible à tous. En outre, le personnel a été renouvelé au cours des derniers mois, mais la combinaison du coffre n’a toujours pas été changée.

À Calgary, les agents ne possèdent pas leur propre tiroir-caisse; l’argent perçu est mis dans un tiroir‑caisse unique. À tout moment, au moins deux agents travaillant ensemble et jusqu’à quatre agents peuvent avoir accès au même tiroir‑caisse. On a constaté des pertes durant l’année, mais personne n’a pu être mis en cause étant donné le manque de contrôle de l’argent entrant. En quittant la zone du « caissier », l’argent est suffisamment en sécurité. Les agents travaillant dans la zone de services ne relèvent pas du CSA, qui n’a aucun pouvoir en matière de rapprochement journalier et de contrôle de l’entrée des recettes. Les fonds sont remis une fois par semaine au CSA aux fins de dépôt.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • à Winnipeg,
    • le CSA fasse en sorte que la combinaison du coffre soit modifiée chaque fois qu’un employé responsable du coffre change de poste; [C’est une pratique régionale; nous continuerons les vérifications au hasard pour garantir la conformité.]
    • le CSA fasse en sorte que le coffre soit verrouillé en tout temps, et qu’il soit ouvert seulement si quelqu’un doit y avoir accès, et ce, seulement pour une courte période. [Entendu]
  • à Calgary,
    • le directeur des services financiers et de l’administration demande au CSA de Calgary de munir dès que possible chaque agent d’un tiroir-caisse et de fonds de caisse pour ses propres besoins; [Entendu]
    • que soit donnée au CSA la responsabilité de compter les fonds à la fin de chaque journée; [Entendu]
    • que le CSA donne des directives au personnel de l’unité de service sur la gestion des deniers publics. [Entendu]

5. Actif

Sous cette rubrique, les sujets suivants seront abordés :

  1. Mesures de sécurité
  2. Utilisation des véhicules

5.1  Mesures de sécurité

L’Équipe d’évaluation a examiné deux principaux éléments d’actif (excluant les véhicules) : les serveurs, et les coffres-forts ainsi que les armoires à serrure pour la petite caisse.

Les serveurs sont gardés dans une salle verrouillée à accès restreint.

À Calgary, la petite caisse n’est pas toujours conservée dans une armoire verrouillée : durant les heures d’ouverture, elle est souvent laissée dans une armoire non verrouillée. Pourtant, le nombre de remboursements ne justifie pas que la petite caisse soit accessible en tout temps.

Recommandation

Nous recommandons que :

  • la petite caisse soit gardée dans une armoire verrouillée en tout temps et ne soit sortie qu’en cas de besoin. [Entendu]

5.2  Utilisation des véhicules

On compte deux voitures à Winnipeg, une à Edmonton et une à Calgary.

À Winnipeg, d’avril à décembre 2005, le personnel du BR a parcouru 484 kilomètres en voiture, et celui du bureau local, 4 612 kilomètres. Le personnel du bureau local utilise sa voiture pour aller à l’aéroport de Winnipeg, à Emerson, à l’administration centrale de la GRC et à la Welcome Place. L’aéroport de Winnipeg et Emerson sont des points d’entrée pour lesquels la Région fournit le soutien informatique à l’ASFC (et il est très probable que les déplacements à la GRC soient aussi liés aux responsabilités d’exécution de l’ASFC).

À Edmonton, du 1er avril 2005 au 28 février 2006, la voiture a parcouru 14 876 kilomètres, principalement pour aller à l’aéroport (soutien informatique à l’ASFC) et à la maison d’accueil ainsi que pour le transport de fournitures.

À Calgary, du 1er avril 2005 au 28 février 2006, la voiture a parcouru 14 871 kilomètres, principalement pour aller à l’aéroport (soutien informatique à l’ASFC), aux bureaux du SCRS et au Centre de réétablissement Margaret Chisholm, pour les déplacements locaux et pour le transport de fournitures.

Peu d’éléments permettent de penser que la Région recouvre tous les frais d’utilisation de la voiture pour les fonctions relatives à l’ASFC. Nous n’avons trouvé aucun protocole d’entente à ce sujet. La Direction générale de l’administration à l’AC a publié un document de ce type en janvier 2006.

Recommandations

Nous recommandons que :

  • le directeur général régional examine les besoins en véhicules des bureaux locaux; [Entendu]
  • l’administrateur principal des finances, en collaboration avec le directeur général de l’administration et de la sécurité, examine la nécessité de financer l’achat de voitures avec les fonds libérés en fin d’année, excepté si l’utilisation des voitures est requise par un programme; [Entendu que tout achat de véhicule doit être justifié pour des fins d’exécution de programme.]
  • le remplacement des voitures soit assujetti à une analyse coûts-avantages fondée uniquement sur les besoins de CIC. [Entendu]

Annexe A : Membres de l’équipe

André Couture
Chef d’équipe
Directeur, Opérations comptables

Daniel Mills
Directeur, Comptabilité ministérielle

Hélène Poulin
Conseillère financière

Anne-Marie Joanisse
Agente principale de projets

Rollande Wolfe
Conseillère principale en politiques financières

Annexe B : Plan d’action

RÉGION DES PRAIRIES ET DES TERRITOIRES DU NORD
SUIVI : PLAN D’ACTION
30 septembre 2008

Référence

Observation

Mesure corrective

Date de mise en œuvre

Commentaires

Sommaire

  • Le directeur général régional applique les recommandations contenues dans le présent rapport.

Voir ci-dessous

Voir chaque recommandation

Terminé

 

  • Le directeur général régional fournisse aux gestionnaires les outils et la formation nécessaires à une gestion efficace de leurs programmes.

Voir les commentaires dans les sections correspondantes

Voir chaque recommandation

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration visite, au minimum une fois par an, tous les bureaux locaux.

Des visites sont prévues

Juin à novembre 2007
Quelques visites ont aussi été effectuées en 2008.           

Terminé
Ces visites sont sujettes à la disponibilité des fonds

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration invite tous les CSA à une conférence régionale au moins une fois par an.

Une réunion est prévue

8 mai 2007

Terminé

Budgets et rapport

 

 

 

 

1.1.1

  • Le directeur des services financiers et de l’administration effectue un examen des crédits votés pour l’ensemble des coûts (salariaux et non salariaux) afin de déterminer si la Région dispose de suffisamment de fonds de fonctionnement;

Un examen complet doit être effectué

Novembre 2007

 Un rapport a été complété et soumis à l’AC.  Aucune autre action attendue de la région pour l’instant.

 

  • Le directeur général régional examine la distribution des dépenses de la Région et détermine s’il est possible de réduire les coûts tout en conservant une certaine souplesse.

Suivi mensuel des dépenses prévues et réelles dans le cadre du plan opérationnel régional

Mensuel (en cours)

Terminé

1.2.2

  • Le directeur des services financiers et de l’administration mette en place une approche intégrée pour l’établissement des prévisions en matière de contributions;

La stratégie sera examinée lors de la réunion de l’Équipe régionale de gestion
Mise en œuvre

8 – 11 mai 2007

 

Date de début : juin 2007 (et continu par la suite)

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration mette en place des programmes de formation pour les CSA, les agents principaux d’établissement et les directeurs locaux afin de garantir la cohérence et la pertinence des prévisions établies;

Un outil national de contrôle de la contribution financière et une formation vont être mis au point (activité opérationnelle et surveillance financière)     

Mars 2008

L’outil et la formation nationale ont été reportés à la prochaine année financière.  Formation régionale de surveillance financière donnée du 28 au 31 janvier et en mars.  Discuté au symposium sur l’apprentissage et le développement sur l’établissement. Aucune autre action requise de la région

 

  • Les directeurs locaux collaborent étroitement avec les CSA à l’établissement des prévisions, notamment pour les programmes de contributions, et qu’ils puissent dans leur expertise financière.

Mise au point de l’approche
Examen sur une base régulière

Janvier 2007
Pour toutes les prévisions obligatoires en date du 30 juin, du 31 août et sur une base mensuelle par la suite

Terminé

1.3

  • Le directeur des services financiers et de l’administration mette sur pied et fournisse, à tous les échelons, une formation sur les rapports et l’utilisation d’outils tels que le SMS et SIFM, en fonction des besoins des employés et de ceux de l’organisation.

Discussion avec l’équipe AC-SIFM au sujet de l’approche
Mise en œuvre

Été 2007

Septembre 2007

L’AC en consultation avec la région a préparé et livré de la formation aux CSA et aux utilisateurs financiers et administratifs.  Terminé

1.4

  • Le directeur des services financiers et de l’administration élabore et mette en œuvre un plan de formation pour la Région, obligeant tous les employés à suivre une formation, qu’ils occupent un poste permanent ou temporaire.

1.  La Région va déterminer les besoins de formation en matière de finances

2.   La Région va élaborer un plan

1.  Septembre 2007

 

2.  Octobre 2007

Les besoins de formation financière ont été établis et une liste des cours recommandés a été dressée.  Un plan régional de formation est préparé annuellement à partir des plans de formation des employés et selon les limites budgétaires.  Étant donné le taux de roulement, la formation est de nature régulière.

Paiements de transfert

 

 

 

 

2.1

  • La demande de paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP soit effectuée par un gestionnaire principal de programme comme le directeur régional des programmes.

La délégation est limitée au niveau de directeur régional

Février 2006

Terminé

2.2 PAR

 

 

 

 

2.2.1

  • Le bureau de Calgary cesse de préapprouver les montants totaux du soutien du revenu;

Les procédures ont été transmises au personnel

Automne 2006

Terminé

 

  • Le bureau de Calgary instaure un processus d’autorisation similaire à celui utilisé à Winnipeg;

Mise en œuvre des procédures de Winnipeg

Février 2006

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration donne des directives à tous les bureaux locaux quant à la délégation de pouvoirs à l’ensemble des gestionnaires;

 

Des consignes doivent être données à tous les nouveaux gestionnaires selon les besoins lors d’une séance d’information annuelle

Automne 2006 et continu par la suite

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration établisse un processus officiel de surveillance de la conformité à la LGFP et aux modalités d’application du programme.

Élaboration d’outils de suivi

Automne 2007

Terminé (inclus dans les activités courantes de suivi)

2.2.2

  • Les accords de contribution précisent de façon claire le calendrier et la mise en forme des rapports;

Les agents d’établissement et les gestionnaires doivent s’assurer d’indiquer clairement les réalisations attendues, les résultats prévus et les exigences en matière de rapport

En outre, un Comité consultatif sur le cadre de contrôle de la gestion a reçu la mission, entre autres choses, de « veiller à la cohérence du contenu et de l’application des outils, de la documentation de référence et des directives, et de déterminer la formation requise pour les employés qui travaillent avec les accords de contribution ».

Printemps 2007

 

 

 

Automne 2007

Terminé

 

 

 

  • Plan de formation développé et cours ciblés préparés
  • Travail en cours pour mettre à jour et revoir le manuel d’établissement
  • Groupe de travail établi pour réviser le formulaire d’accord de contribution
  • Inventaire des outils régionaux en cours – sera rendu disponible à l’échelle nationale pour partager les pratiques optimales

 

  • Les bureaux locaux, en collaboration avec le directeur des services financiers et de l’administration du BR, s’assurent que les bénéficiaires se conforment aux exigences de l’accord;

Distribution des politiques et des directives au personnel régional d’établissement l

Avril 2007

Terminé

 

  • Les remboursements des indemnités allouées aux clients soient appuyés des renseignements adéquats afin de fournir une piste de vérification appropriée.

Selon les directives d’établissement, les fournisseurs de services (FS) doivent présenter des rapports mensuels ou trimestriels portant sur les frais d’hébergement temporaires

En cours

Terminé

2.3
PEAI

  • Le directeur général régional demande une vérification des Catholic Social Services (Edmonton);

Vérification effectuée en février 2005-2006.
Travaille actuellement avec le FS pour mettre en œuvre une mesure corrective
Plan des mesures correctives

Novembre 2005

Dernière réunion avec le FS, avril 2007

Juin 2007

Les réclamations de chaque accord sont totalement revues et les questions pendantes sont clarifiées avec le FS.  Les progrès sont revus sur une base courante lors de les suivis financier.  
Terminé.

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration offre une formation pertinente aux agents d’établissement pour qu’ils exercent les responsabilités qui leur incombent conformément à la LGFP;

Élaboration d’une trousse de formation :

  • Cours de l'EFPC sur la gestion des contributions;
  • Cours de l'EFPC sur les négociations;
  • Formation interne en matière de finances;
  • Formation interne en matière de prévision.

Mars 2007

Terminé

 

  • Le directeur général régional s’assure que les analyses appropriées sont faites chaque trimestre à propos des accords relatifs au PEAI;

Les analyses des revendications précéderont l’émission des paiements
Recrutement de nouvelles ressources affectées au contrôle financier

Printemps 2007

 

Été 2007

Terminé

 

Poste doté

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration ait le mandat d’élaborer un processus intégré d’examen des accords de contribution;

Voir le 3e élément ci-dessus

Voir le 3e élément ci‑dessus

Outils de projet à être développé par OMC.   Aucune autre action attendue de la région

 

  • tous les trop-payés potentiels soient examinés et recouvrés dans le cadre d’accords subséquents;

La directive comptable de l’AC doit être mise en application immédiatement

Mai 2007

Terminé

 

  • Le directeur général régional élabore un processus intégré d’examen de vérification pour tous les bénéficiaires qui ont reçu des fonds excédant 100 000 $, quel que soit le programme.

Visites sur place
Utilisation de vérificateurs externes
Élaboration d’une approche nationale intégrée avec le concours du personnel des Finances de l'AC

En cours
En cours

Décembre 2007

Terminé
Terminé

2.4 CLIC

  • Les bureaux locaux s’assurent que les prévisions de caisse trésorerie fournies par le bénéficiaire correspondent au niveau d’activités mensuel prévu;

Directives transmises à tous les agents d’établissement

Automne 2006

Terminé

 

  • CIC-Calgary cesse de répertorier les coûts pour lesquels il n’y a pas de fonds prévus;

Cette pratique est en train d’être abandonnée

Juin 2007

Terminé

 

  • Le bureau d’Edmonton révise sa méthode actuelle de calcul des avances;

Mise en œuvre de procédures pour le calcul des avances

Automne 2006

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration élabore et mette en œuvre une formation à l’intention du personnel d’établissement, en vue de l’aider à gérer l’aspect financier des accords de contribution.

Formation de l'EFPC sur les accords de contribution fournie à tous les groupes cibles.

Octobre 2005 ainsi que septembre et octobre 2006

Terminé

2.5 CSA

  • Le directeur des services financiers et de l’administration donne aux CSA la formation appropriée pour appuyer les programmes.

Atelier pour les CSA

Mai 2007 et continu

Terminé

Fonctionnement

 

 

 

 

3.1

  • Le SMS soit le seul outil de gestion des coûts liés au personnel dans la Région;

Le SMS est le seul outil de gestion des salaires utilisé dans la Région

Juin 2006

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration fournisse aux gestionnaires une formation suffisante pour les aider à comprendre l’importance du SMS et de ses fonctionnalités.

Les utilisateurs ont reçu une formation sur le SMS

Pendant 2006-2007 et
continue au besoin

Terminé

3.3

  • Le directeur des services financiers et de l’administration offre de la formation à tous les agents principaux et à tous les employés susceptibles d’exercer, à l’occasion, des pouvoirs financiers;

La formation de l’EFPC sur la délégation de pouvoirs est maintenant obligatoire pour tous les gestionnaires actuels et nouveaux

Février 2007

Terminé
Les gestionnaires des CR et leurs remplaçants ont complété avec succès la formation

 

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration fasse un suivi régulier de l’utilisation de la délégation des pouvoirs et fasse rapport  au directeur général régional.

La révision doit être effectuée au moins une fois par année tel que demandé par le CT

En cours

Terminé

3.4

  • La Région cesse d’utiliser des autorisations générales de voyager pour les personnes qui occupent des postes de niveau inférieurs à celui du directeur général, sauf peut-être pour les agents principaux qui doivent se déplacer très fréquemment;

Seuls les gestionnaires de programme recevront une autorisation générale

Avril 2007

Terminé
Seulement le personnel de programme répondant aux critères de l’AC aura une autorisation générale.

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration examine les procédures des bureaux pour s’assurer qu’en tout temps, aucun employé n’exerce les pouvoirs prévus aux articles 33 et 34 de la LGFP;

Instruction aux bureaux locaux et suivi continu

Mai 2007

Terminé

 

  • Le directeur des services financiers et de l’administration assure la conformité totale à la politique du Ministère sur l’utilisation des CBM

Le suivi du respect de la politique est effectué

En cours

Terminé

3.5

  • Le directeur des services financiers et de l’administration rappelle aux employés de suivre la directive en matière d’accueil et d’utiliser en tout temps les formulaires appropriés.

Tout le personnel a reçu un rappel

Automne 2006

Terminé

3.6.3

  • Le directeur des services financiers et de l’administrationexamine les pratiques locales et applique les politiques ministérielles dans la Région.

Examen effectué

En cours

Terminé
 

3.6.4

  • Le gestionnaire des finances et de l’administration soit chargé d’assurer la formation de tous les CSA dès que possible;

Embauche d’un agent d’approvisionnement situé au BR qui sera responsable, entre autres, du soutien aux CSA

Automne 2006

Terminé

 

  • Le directeur régional centralise la fonction d’achat au BR et y mette sur pied un centre d’expertise.

Révision de la centralisation et répercussion sur l’organisation

Automne 2007

Revue et analyse complété.  Implantation complète prévu pour l’automne 2008.  Aucune autre action requise de la part de la région.

3.7

  • Le directeur des services financiers et de l’administration offre une formation sur l’utilisation des codes financiers ministériels.

L’information sur le code financier est fournie

Printemps 2007 et continu lorsqu’il y a des changements

Terminé

3.8

  • Le CSA soit, dans la mesure du possible, chargé de signer tous les chèques de CBM.

Les CSA reçoivent l’autorité compétente

Octobre 2006

Terminé

3.9

  • Le directeur des services financiers et de l’administration rappelle régulièrement aux CSA et aux agents financiers subalternes du BR leurs responsabilités et les différentes étapes à suivre pour l’approbation des paiements.

Un suivi continu a été mis en place

En cours

Terminé

4.1

  • Les bureaux locaux renvoient leurs clients demandant un permis de travail ou d’études au CTD-Vegreville.

Clients dirigés vers le CTD-Vegreville, à l’exception du service d’urgence ou lié à des considérations humanitaires

May 2007

Terminé

4.3

À Winnipeg :

  • Le CSA fasse en sorte que  la combinaison du coffre-fort soit modifiée chaque fois qu’un employé responsable du coffre change de poste;

Est modifiée chaque fois que l’employé qui en est responsable change de poste

Continue

Terminé

 

  • Le CSA fasse en sorte que le coffre-fort soit verrouillé en tout temps, et qu’il soit ouvert seulement si quelqu’un doit y avoir accès, et ce, seulement pour une courte période.

Le coffre-fort est verrouillé sauf lorsqu’il faut y accéder

Mai 2007

Terminé

 

À Calgary :

  • Le directeur des services financiers et de l’administration demande au CSA de Calgary de munir dès que possible chaque agent d’un tiroir-caisse et de fonds de caisse pour ses propres besoins;

Tiroirs-caisses installés en novembre 2007.  Suite à la vérification interne, la gestion a décidé d’avoir une seule caisse en mars 2008.  Cette situation perdurera jusqu’à ce que le bureau déménage dans de nouveaux locaux.

Septembre 2007

Terminé

 

  • Que soit donnée au CSA la responsabilité de compter les fonds à la fin de chaque journée;

Les fonds sont déposés et rapprochés quotidiennement par la Section de l’Administration sous l’autorité du CSA

Avril 2006

Terminé

 

  • Que le CSA donne des directives au personnel de l’unité de service sur la gestion des deniers publics.

Le CSA a donné des instructions au personnel

Avril 2006

Terminé

5.1

  • La petite caisse soit gardée dans une armoire verrouillée en tout temps et ne soit sortie qu’en cas de besoin.

Tiroir-caisse conservé dans une armoire verrouillée

Février 2006

Terminé

5.2

  • Le directeur général régional examine les besoins en véhicules des bureaux locaux;

Le Comité de surveillance de la gestion de la flotte régionale informe le DGR.

Avril 2006

 

Terminé

 

  • L’administrateur principal des finances en collaboration avec le directeur général de l’administration et de la sécurité, examine la nécessité de financer l’achat de voitures avec les fonds libérés en fin d’année, excepté si l’utilisation des voitures est requise par un programme;

Un examen a été effectué par la Direction de la sécurité et de l’administration. Toutes les régions ont été informées à l’effet que ces véhicules ne seront pas remplacés lorsqu’on se départira des véhicules actuels

Exercice financier 2006‑2007

Terminé

 

  • le remplacement des voitures soit assujetti à une analyse coûts-avantages fondée uniquement sur les besoins de CIC.

Voir ci-dessus

Voir ci-dessus

Terminé

 

Date de modification :